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Veranstaltungsserie Veranstaltungsserie: Postordnung richtig erstellen und einführen

Postordnung richtig erstellen und einführen

24. Januar 2025, 10:00 - 12:30

Online-Seminar

Postordnung richtig erstellen und einführen

Eine Postordnung im Unternehmen dient zum Nachweis der ordnungsgemäßen, revisions­sicheren Bearbeitung, Verarbeitung und Weiterleitung von Postsendungen und Dokumenten sowie der Archivierung nach den aktuellen Anforderungen der deutschen Handels- und Steuergesetzgebung sowie der unternehmensinternen Regelungen.

Hintergrund

Die Abläufe der Postbearbeitung werden oftmals nach mündlich überlieferten Regelungen durchgeführt oder sind seit langem nicht mehr überarbeitet worden. Gerade bei der Umstellung auf neue Prozesse und insbesondere im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Sendungen müssen die Regelungen aktualisiert und verbindlich aufgeschrieben werden.

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung dieser Dokumentation ergibt sich aus dem HGB (§§ 238, 239 sowie 257 und 261) und der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO). Die Dokumentation dient dazu, den Nachweis der Erfüllung dieser allgemein definierten Anforderungen zu erbringen und einem sicheren und qualitativ hochwertigen Service gerecht zu werden.

Eine Postordnung ist vor allem wichtig für:

  • Einhaltung von Post- und Briefgeheimnis
  • Rechtssichere Bearbeitung von Dokumenten
  • Datenschutz und Vertraulichkeit der Informationen
  • Effizienter und hochwertiger Service für die Fachbereiche
  • Arbeitssicherheit der Mitarbeiter in der Poststelle
  • Aussteuerung und Beauftragung von Dienstleistern

In diesem Seminar werden wir mit Ihnen Aufbau und Inhalte einer modernen Postordnung erörtern.

Sie erhalten einen Leitfaden, um eine Postordnung individuell für Ihre Institution bzw. Ihr Unternehmen anzupassen und mit Ihren Vorgaben zu formulieren. Auch für zukünftige Änderungen machen wir praktische Vorschläge zur Vorgehensweise.

Wir werden Zeit haben, um auf Ihre Fragen und Besonderheiten einzugehen.

Agenda
  • Zweck, Inhalt, Gültigkeit und Besonderheiten
  • Rechtliche Rahmenbedingungen
  • Umgang im Posteingang
    • Paketpost
    • Briefpost
    • Elektronischer Posteingang
    • Sonstiger Posteingang
    • Digitalisierung
    • Physische Archivierung
  • Hauspostbearbeitung
  • Kurierfahrten
  • Postausgang
    • Paketpost
    • Briefpost
  • Technische Lösungen
  • Qualifikation der Beschäftigten
  • Outsourcing und Steuerung von Dienstleistern

Durch die Einführung einer revisions­sicheren Postordnung werden die Compliance und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen gestärkt. Dies führt zu einer Minimierung von Rechtsrisiken und einer effizienten Bearbeitung und Archivierung von Postsendungen und Dokumenten. Die praxisnahen Inhalte des Seminars und die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, das Gelernte direkt in die Arbeitsabläufe zu integrieren.

Zielgruppe:

Dieses Seminar richtet sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Poststellen- oder Dokumentenmanagementbereich, IT-Verantwortliche, Datenschutzbeauftragte und alle anderen, die in Ihrem Unternehmen mit der Bearbeitung, Verarbeitung und Weiterleitung von Postsendungen und Dokumenten betraut sind. Das Seminar bietet eine ideale Gelegenheit, die relevanten Kenntnisse und Fähigkeiten zur Erstellung und Einführung einer modernen Postordnung zu erwerben oder vorhandenes Wissen zu vertiefen.

Seminarablauf
  • Beginn: 10:00 Uhr
  • Ende: ca. 12:30 Uhr
Seminarort
  • Online via Microsoft Teams
  • Alternative Veranstaltungsformen auf Anfrage möglich

    * = Pflichtfelder

    Terminauswahl

    Mittwoch, 09. Juli 2025, 10:00 -12:30 Uhr, OnlineDonnerstag, 04. Dezember 2025, 10:00-12:30 Uhr, Online

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    Wenn Sie für weitere Mitarbeiter buchen, tragen Sie bitte hier Name, E-Mail und Telefonnummer des Teilnehmenden ein (zum Versand der Seminarunterlagen oder terminlichen Änderungen)

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    Referent

    Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist ein erfahrener Experte für Poststellenmanagement und Vorstand des Deutschen Verbandes für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation e. V. (DVPT). Mit über 25 Jahren Branchenerfahrung verfügt er über fundiertes Wissen in der Post- und Dokumentenlogistik. In seiner Funktion als Vorstand lenkt er erfolgreich die Geschicke des DVPT und engagiert sich für die Weiterentwicklung der Post- und Telekommunikationsbranche. Als angesehener Seminar- und Fachtagungsleiter der DVPT-Akademie gibt er sein praxisnahes Fachwissen an Fachleute und Unternehmen weiter. Seine Expertise umfasst insbesondere die Transformation analoger Prozesse zu digitalen Lösungen in Poststellen – sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Sektor. Mit seinem Engagement hat er zahlreiche Organisationen bei der Implementierung effizienter und moderner Post- und Dokumentenlogistiklösungen begleitet und nachhaltig unterstützt.

    Teilnahmebeitrag

    Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen und Teilnahmezertifikat

    220,- Euro* | Vorteilspreis (für Mitglieder im DVPT e.V.)
    290,- Euro* | Normalpreis
    Werden mehrere Personen für denselben Seminartag angemeldet, gewähren wir ab der zweiten Person einen Rabatt von 30 % auf das Teilnahmeentgelt. Eine tolle Möglichkeit, Teams gezielt weiterzubilden!

    * zzgl. gesetzl. MwSt.
    Sie wünschen ein Seminar außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, dann sprechen Sie uns bitte an.

    Termine

    Aktuelle Termine finden Sie unten im Anmeldeformular.
    Sollte kein passender Termin für Sie dabei sein, dann sprechen Sie uns bitte an (Kontakt).
    Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir fast alle Seminare auch als Inhouse-Schulungen anbieten. Mehr Informationen finden Sie hier.

    Anmeldung

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      Terminauswahl

      Mittwoch, 26. März 2025, 11:00-13:30 UhrDonnerstag, 13. November 2025, 14:00-16:30 Uhr

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