Angebote speziell für die öffentliche Hand:
Ihre Ansprechpartner:
Stephan Litzinger
+49 69 829722-30 | litzinger@dvpt.de
Anja Basta
+49 69 829722-21 | basta@dvpt.de
Digitalisierung Posteingang
Die zentrale Aufgabe eines digitalen Posteingangs besteht darin, Briefe und Dokumente tagesaktuell digital zu erfassen, bereitzustellen und zu archivieren.
Als Verband begleiten wir die öffentliche Hand und Körperschaften öffentlichen Rechts bei der Digitalisierung ihrer Dokumentenlogistik.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihren digitalen und papierlosen Prozess effizient und rechtskonform umzusetzen. Als Verband tun wir dies neutral und unabhängig!
Welche Veränderungen kommen auf Sie zu?
- Was passiert in Ihrer Poststelle bisher mit eingehenden Briefen/Sendungen (Arbeitsabläufe, bestehende Regelungen, Sicherheitsfragen)?
- Wie gehen Sie mit Werbesendungen um?
- Wie werden Ihre hausinternen Öffnungsregeln und die rechtlichen Vorgaben zukünftig umgesetzt?
- Müssen Sie Ihre Briefe vor sortieren oder werden diese unsortiert digital verarbeitet?
- Arbeiten Sie mit manuellen oder mit automatisierten Klassifizierungen (Clearing/KI)?
- Wie werden Umlaufmappen einbezogen?
- Wie behandeln Sie Originale, die an die Bürger zurückgesandt werden müssen?
- Sind die rechtssichere Archivierung und die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation sichergestellt?
- Wie beziehen Sie die Empfehlungen von TR RESISCAN und TR ESOR ein, um rechtssicheres, ersetzendes Scannen umzusetzen?
- Sollen Signaturen oder Behördensiegel eingesetzt werden und was sind die Alternativen für die Umsetzung rechtssicherer Prozesse?
- Welche Arbeitsbelastung entsteht in der Poststelle und wie werden die Mitarbeitenden geschult?
Vorteile
digitalisierter Dokumentenlogistik
- Schnelle Verfügbarkeit von Informationen
- Schnelle Verteilung in die Ämter/Sachgebiete
- Schnellere Bearbeitung von Bürgeranliegen
- Standortunabhängige Sachbearbeitung (Homeoffice)
- Standardisierung der Bearbeitungsprozesse
- Automatisierung von Routinetätigkeiten
- Verkürzte Such- und Recherchezeiten
- Reduzierung der Ablageflächen
Wichtig
Sie legen die neuen Arbeitsabläufe und Prozesse fest und die Technik muss diese Abläufe optimal unterstützen. Nicht andersherum!
Bedenken Sie, dass Sie im Zuge der Digitalisierung neue Wege gehen. Bitte beziehen Sie alle Ämter und Sachgebiete mit ein und schaffen Sie Vertrauen.
Eine Teil-Digitalisierung mit unterschiedlichen Ansätzen kann nicht die Lösung sein und verursacht am Ende Mehrarbeit.
Füllen Sie hier unverbindlich unsere Checkliste aus und wir lassen Ihnen eine Analyse zukommen. Natürlich kostenfrei und unverbindlich.
Egal wo Sie bei der Digitalisierung stehen, nehmen Sie mit uns Kontakt auf!
Wir stehen Ihnen sehr gerne mit Rat und Tat zur Verfügung.
Wir bieten Ihnen kurzfristig folgende Möglichkeiten:
Weiterbildung
Tages-Seminare, jeweils 9.30 bis ca. 17.00 Uhr (online oder in Präsenz):
> Digitalisierung Posteingang – Musterpoststelle – Prozesse, Technologien und Kennzahlen
> Digitale Postbearbeitung erfolgreich einführen und umsetzen
Online-Kurz-Seminare, 10.00 bis ca. 12.30 Uhr:
Weitere Seminare:
Analyse Checkliste
Füllen Sie hier unverbindlich unsere Checkliste aus und wir lassen Ihnen eine Analyse zukommen. Natürlich kostenfrei und unverbindlich.
Analyse-Gespräch
Gerne nehmen wir uns Zeit für Sie und sprechen mit Ihnen über die genannten Punkte.
Dauer: ca. 30 Minuten
Online über MS-Teams oder telefonisch
kostenfrei
Anfrage
Analyse-Workshop
Hier werden wir mit Ihnen konkret!
Mögliche Agenda des Workshops:
- Erörterung des Ist-Stands
- Aktuelle und zukünftige Anforderungen
- Vorstellung des DVPT-Musterprozesses Digitalisierung
- Erläuterung von Digitalisierungsmaßnahmen und Beispiele
- Rechtsfragen
- Erfahrungen des DVPT aus ähnlichen Projekten
- Lösungsansätze und Handlungsempfehlung
Dauer: ca. 4 Stunden
Online über MS-Teams (Alternativen bestehen)
Preis: 535,50 Euro inkl. MwSt.
Anfrage
Ihre Ansprechpartner:
Stephan Litzinger
+49 69 829722-30 | litzinger@dvpt.de
Anja Basta
+49 69 829722-21 | basta@dvpt.de
Aus Erfahrung können wir sagen, dass das Thema Digitalisierung – mit allen Facetten – nicht zu unterschätzen ist! Nutzen Sie die Experten des DVPT e. V., die allesamt Praktiker sind und schon viele Digitalisierungen begleitet haben. Der Umstellungsprozess gelingt nur gut, wenn am Anfang des Projekts Klarheit über Prozesse, Veränderungspotenzial und Kennzahlen herrscht. Prüfen Sie grob anhand der Checkliste, wo Sie im Projekt stehen und ob es unklare Punkte gibt.