Angebote speziell für die öffentliche Hand

Ihre Ansprechpartner:

Stephan Litzinger
+49 69 829722-30 | litzinger@dvpt.de

Anja Basta
+49 69 829722-21 | basta@dvpt.de

Digitalisierung Posteingang

Die zentrale Aufgabe eines digitalen Posteingangs besteht darin, Briefe und Dokumente tagesaktuell digital zu erfassen, bereitzustellen und zu archivieren.

Als Verband begleiten wir die öffentliche Hand und Körperschaften öffentlichen Rechts bei der Digitalisierung ihrer Dokumentenlogistik.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihren digitalen und papierlosen Prozess effizient und rechtskonform umzusetzen. Als Verband tun wir dies neutral und unabhängig!

Auch haben wir mit der Stadt Wuppertal (die Digitale Leitkommune in Deutschland) einen Musterprozess entwickelt, den wir gerne mit Ihnen teilen.

Natürlich halten wir als Verband auch weitere Angebote für Sie bereit. Dazu zählt beispielsweise der Arbeitskreis Öffentliche Hand, der zum Erfahrungsaustausch intensiv genutzt wird.

Zu unseren Mitgliedern und Kunden im Bereich der öffentlichen Hand gehören unter anderem die Stadt Neu-Isenburg, Stadtverwaltung Dreieich, Stadt Wuppertal, Main-Kinzig-Kreis, Landratsamt Raststatt, Main-Taunus-Kreis, Stadt Frankfurt am Main, Landrat Hochtaunuskreis, Deutsche Bundesbank, KfW Bankengruppe, Landratsamt Esslingen, Landesbank Hessen Thüringen, Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis, Rhein-Kreis-Neuss, Stadt Rheinberg, Stadt Braunschweig u.v.m.

Vorteile
digitalisierter Dokumentenlogistik

  • Schnelle Verfügbarkeit von Informationen
  • Schnelle Verteilung in die Ämter/Sachgebiete
  • Schnellere Bearbeitung von Bürgeranliegen
  • Standortunabhängige Sachbearbeitung (Homeoffice)
  • Standardisierung der Bearbeitungsprozesse
  • Automatisierung von Routinetätigkeiten
  • Verkürzte Such- und Recherchezeiten
  • Reduzierung der Ablageflächen

Aktuell arbeitet ein Großteil der Mitarbeiter im Homeoffice, und das wird auch in Zukunft so bleiben. Die Briefe gehen zentral ein, landen auf den verwaisten Schreibtischen und verlieren an Aktualität.

Wie ist es bei Ihnen? Haben Sie die Arbeitsabläufe verändert?

  • Was passiert in Ihrer Poststelle mit eingehenden Briefen/Sendungen (Arbeitsabläufe)?

  • Müssen Sie Ihre Briefe vorsortieren oder werden diese unsortiert digital verarbeitet?

  • Werden Briefe noch händisch geöffnet oder maschinell?

  • Arbeiten Sie mit manuellen oder mit automatisierten Klassifizierungen (Clearing/KI)?

  • Wie gehen Sie Umlaufmappen um?

  • Wie behandeln Sie vertrauliche Originale, die an die Bürger zurück gesandt werden müssen?

  • Wie werden Ihre hausinternen Öffnungsregeln und die rechtlichen Vorgaben umgesetzt?

  • Wie gehen Sie mit Werbesendungen um?

  • Sind die rechtssichere Archivierung und die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation sichergestellt?

  • Wie gehen Sie mit TR RESISCAN und TR ESOR um?

Füllen Sie hier unverbindlich unsere Checkliste aus und wir lassen Ihnen eine Analyse zukommen. Natürlich kostenfrei und unverbindlich.

Hier geht´s zur Checkliste

Egal wo Sie bei der Digitalisierung stehen, nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

Wir stehen Ihnen sehr gerne mit Rat und Tat zur Verfügung.

Wichtig

Sie legen die neuen Arbeitsabläufe und Prozesse fest und die Technik muss diese Abläufe optimal unterstützen. Nicht andersherum!

Bedenken Sie, dass Sie im Zuge der Digitalisierung neue Wege gehen. Bitte beziehen Sie alle Ämter und Sachgebiete mit ein und schaffen Sie Vertrauen.

Eine Teil-Digitalisierung mit unterschiedlichen Ansätzen kann nicht die Lösung sein und verursacht am Ende Mehrarbeit.

Wir bieten Ihnen kurzfristig folgende Möglichkeiten: 

Weiterbildung

Weitere Seminare:

Analyse Checkliste

Füllen Sie hier unverbindlich unsere Checkliste aus und wir lassen Ihnen eine Analyse zukommen. Natürlich kostenfrei und unverbindlich.

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Analyse-Gespräch

Gerne nehmen wir uns Zeit für Sie und sprechen mit Ihnen über die genannten Punkte.

Dauer: ca. 30 Minuten

Online über MS-Teams oder telefonisch

kostenfrei

Anfrage

    Bot-Überprüfung: Bitte tippen Sie die diese Zahl in das Feld:

    Analyse-Workshop

    Hier werden wir mit Ihnen konkret!

    Workshopinhalt:

    • Erörterung des Ist-Stands
    • Welche Bedürfnisse haben Sie aktuell und zukünftig?
    • Erläuterung von Digitalisierungsmaßnahmen und Beispiele
    • Erfahrungen des DVPT aus ähnlichen Projekten
    • Lösungsansätze und Handlungsempfehlung

    Dauer: ca. 4 Stunden

    Online über MS-Teams (Alternativen bestehen)

    Preis: 535,50 Euro inkl. MwSt.

    Anfrage

      Bot-Überprüfung: Bitte tippen Sie die diese Zahl in das Feld:

      Ihre Ansprechpartner:

      Stephan Litzinger
      +49 69 829722-30 | litzinger@dvpt.de

      Anja Basta
      +49 69 829722-21 | basta@dvpt.de

      Checkliste

      Aus Erfahrung können wir sagen, dass das Thema Digitalisierung – mit allen Facetten – nicht zu unterschätzen ist! Nutzen Sie die Experten des DVPT e. V., die allesamt Praktiker sind und schon viele Digitalisierungen begleitet haben. Der Umstellungsprozess gelingt nur gut, wenn am Anfang des Projekts Klarheit über Prozesse, Veränderungspotenzial und Kennzahlen herrscht. Prüfen Sie grob anhand der Checkliste, wo Sie im Projekt stehen und ob es unklare Punkte gibt.

        1. In welcher Phase befinden Sie sich bei der Digitalisierung?

        2. Ist die Poststelle Ihrer Meinung nach ausreichend in die Digitalisierungsstrategie einbezogen?

        3. Wie ist Ihr Posteingang organisiert?

        4. Wie werden Briefe bei Ihnen geöffnet?

        5. Wie viele hausinternen Öffnungsregeln haben Sie?

        6. Digitalisieren Sie bereits heute eingehende Post?

        6.1. Müssen Sie Ihre Briefe vorsortieren oder werden diese unsortiert gescannt und digital verarbeitet?

        6.2. Nutzen Sie bereits Software zur automatisierten Erkennung und Weiterleitung der Dokumente?

        6.3. Arbeiten Sie mit manuellen oder mit automatisierten Klassifizierungen (Clearing/KI)?

        7. Werden alle, auch die zusätzlichen Tätigkeiten, welche die Poststelle leistet, bei den Prozessbeschreibungen berücksichtigt?

        8. Ist geregelt, welche Tätigkeiten die Poststelle bei der Digitalisierung übernimmt?

        9. Müssen Sie neue Hardware (z.B. Scanner) beschaffen?

        10. Müssen Sie neue Software (DMS o.ä.) beschaffen?

        11. Haben Sie bereits ein nachgelagertes DMS mit Archivierungsfunktionen?

        12. Sind die Digitalisierungsprozesse der Poststelle bereits festgelegt und neu beschrieben?

        13. Werden die rechtlichen Vorgaben des Briefgeheimnisses umgesetzt?

        14. Wie gehen Sie mit Werbesendungen um?

        15. Sind die rechtssichere Archivierung und die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation sichergestellt?

        16. Planen Sie nach den Empfehlungen TR-ESOR und TR-RESISCAN vorzugehen?

        17. Werden Sicherheitsaspekte, z.B. gefährliche Briefsendungen, berücksichtigt?

        18. Sehen Sie Ausbildungsbedarf bei Ihren Mitarbeitern (Qualifizierungsmaßnahmen)?

        Bitte tippen Sie die nebenstehende Zahl in das Feld