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Digitale Postbearbeitung erfolgreich einführen und umsetzen

17. Januar 2024, 9:30 - 17:00

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Dieses Seminar wird als Hybrid-Seminar angeboten.
Sie entscheiden, ob Sie zu uns nach Offenbach kommen oder ONLINE teilnehmen möchten.

Digitale Postbearbeitung erfolgreich einführen und umsetzen

Transformation von der traditionellen Poststelle zum modernen Informationsdienstleister

Dieses Seminar bietet einen umfassenden Einblick in die Transformation von traditionellen Poststellen zu modernen, digitalen Mailrooms. Lernen Sie anhand konkreter Beispiele aus verschiedenen Sektoren, wie diese Veränderung erfolgreich umgesetzt werden kann.
Wir stellen bewährte Methoden vor, die speziell für die effiziente und zukunftsorientierte Gestaltung von Post- und Dokumentenlogistikprozessen in Behörden, öffentlichen Einrichtungen und Industrie relevant sind. Dieses Seminar vermittelt Ihnen das nötige Wissen und die Werkzeuge, um Ihre Poststelle innovativ auszurichten und sie für die Anforderungen der digitalen Ära zu rüsten.

Seminarziel

Erfahren Sie in diesem Seminar von Praktikern, wie dieser Umstellungsprozess gelingt. Lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen diese Aufgaben lösen. Lernen Sie die Benchmarks und Kennzahlen der Postbearbeitung und der Digitalisierung kennen. Richten Sie Ihre Poststelle auf die neue Situation ein und sichern Sie die Zukunft durch Innovation.

Agenda

Die neuesten Marktentwicklungen und Trends
Klassische versus digitale Postbearbeitung
Mit Benchmarking von Digitalisierungsprozessen und den Richtlinien zum ersetzenden Scannen RESISCAN und TRESOR

Digital-Mailroom – Die Poststelle mit Zukunft

  • Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion
  • Bedeutung, Ansehen und Image der Poststelle
  • Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen
  • Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik
  • Welche Post ist zu digitalisieren
  • Auswirkungen auf die Zustellung von Botenpost

Grundbegriffe

  • Definitionen und Begriffe
  • Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich
  • Dokumentenarten
  • Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen

Technik- und Softwareeinsatz

  • Hardware: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
  • Klassische versus integrierte Scanverfahren
  • Software: OCR-ICR- Verfahren und Erkennungsraten
  • Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
  • Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an modernes Input-Management
  • Dunkelverarbeitung von Dokumenten

Prozesse der Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

  • Prozessschritte bei der Digitalisierung
  • Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
  • Klassifizieren von und Erkennung von Dokumententypen
  • Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft
  • Semantische Texterkennung und Einsatz von KI-Technologien
  • Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Kosten und Verfahren der klassischen und digitalen Postbearbeitung, Optimierung mittels Kennzahlen, Benchmarking mit anderen Unternehmen

  • Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung
  • Kostenrechnung: die wichtigsten Kennzahlen im Postdiens
  • Kern- und Stützprozesse und deren Kostenarten
  • Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung

Rechtliche Rahmenbedingungen

  • Brieföffnung, Briefgeheimnis und Datenschutz
  • Persönliche und private Post
  • Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen

TR RESISCAN und TR-ESOR- Technische Richtlinien zum ersetzenden Scannen des BSI

  • Zielsetzung der Richtlinie für Verwaltungen und Unternehmen
  • Prozesse: Dokumentenvorbereitung, Scannen Nachverarbeitung, Integritätssicherung
  • Beweiswerterhaltung: Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit

Anwendungsbereiche der Digitalisierung

  • Rechnungseingangsbearbeitung
  • ZUGFeRD und XRechnung: neuer Standard zur automatisierten Bearbeitung von Rechnungen
  • Digitale Personalakte
  • Scannen für Fachabteilungen in Versicherungen

Einführung der digitalen Postbearbeitung

  • Wie Sie Ihre Projektziele definieren
  • Das richtige Projektteam
  • Wer sind die Projektmitarbeiter, wer sind Entscheider
  • Was sind Erfahrungen und Risiken aus Praxisprojekten
  • Die richtige Projektplanung und -organisation
  • Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche
Zielgruppe

Fachkräfte und Leitende in Poststellen, Organisations- und Verwaltungsbereichen, sowie Fachkräfte im Controlling, in der Betriebsorganisation, und Spezialisten für Prozessoptimierung.

Referent

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist ein erfahrener Poststellenexperte und Vorstand des Deutschen Verbandes für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation e. V. (DVPT). Mit mehr als zwei Jahrzehnten Branchenerfahrung verfügt er über ein umfassendes Wissen im Bereich der Post- und Dokumentenlogistik. In seiner Rolle als Vorstand leitet er erfolgreich den DVPT und trägt aktiv zur Weiterentwicklung der Post- und Telekommunikationsbranche bei. Herr Gettwart ist ein angesehener Seminar- und Fachtagungsleiter in der DVPT-Akademie und vermittelt praxisnah sein Fachwissen an Fachleute und Unternehmen aus der Branche. Seine Expertise erstreckt sich über die Transformation von analogen zu digitalen Prozessen in Poststellen sowohl in Unternehmen als auch in der öffentlichen Hand. Mit seinem Engagement hat er zahlreiche Organisationen in Projekten dabei unterstützt, effiziente und zeitgemäße Post- und Dokumentenlogistiklösungen zu implementieren.

Seminarablauf

Bei einer Präsenz-Teilnahme:

ab 9:15 Uhr: Eintreffen und persönliche Begrüßung bei Kaffee, Tee und Snacks
9:30 Uhr: Beginn des Seminars
ca. um 12:30 Uhr: Gemeinsames Mittagessen
ca. 17:00 Uhr: Geplantes Ende des Seminartages

Bei einer Online-Teilnahme:

9:30 Uhr: Beginn des Seminars
ca. 12:30 Uhr: Pause bis 13:45 Uhr
ca. 17:00 Uhr: Geplantes Ende des Seminartages

Zzgl. individuelle Kurzpausen am Vor- und Nachmittag, die vom Referenten je nach Ablauf gestaltet werden. Sollte das Seminar rein online stattfinden, verkürzen sich die Pausenzeiten.

Teilnahmebeitrag

Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen und Teilnahmezertifikat
Bei Präsenzseminaren zusätzlich das Catering.

550,- €* | Vorteilspreis (für Mitglieder im DVPT e.V.)
800,- €* | Normalpreis

* Nettopreis zzgl.  gesetzl. MwSt.
Sie wünschen ein Seminar außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, dann sprechen Sie uns bitte an.

Termine

Siehe unten in der Anmeldung.
Sollte kein passender Termin für Sie dabei sein, dann sprechen Sie uns bitte an (Kontakt).
Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir fast alle Seminare auch als Inhouse-Schulungen anbieten. Mehr Informationen finden Sie hier.

Anmeldung

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    Terminauswahl

    Mittwoch, 17. Januar 2024, 9:30 - 17:00 UhrDienstag, 5. März 2024, 9:30 - 17:00 UhrMittwoch, 5. Juni 2024, 9:30 - 17:00 UhrDienstag, 5. November 2024, 9:30 - 17:00 UhrDienstag, 11. März 2025, 9:30 - 17:00 UhrDienstag, 20. Mai 2025, 9:30 - 17:00 UhrDienstag, 30. September 2025, 9:30 - 17:00 UhrDonnerstag, 20. November 2025, 9:30 - 17:00 Uhr

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    PräsenzveranstaltungOnline-Teilnahmeegal

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