Einzigartiges Qualitätsportal zur Überprüfung Ihres Briefversands zur

  • Qualitätssicherung und
  • Porto-Optimierung

Durch verspätete Zustellung von Briefen kann erheblicher Schaden entstehen. Mit unserem Qualitätsportal erhalten Sie belegbare Fakten für Dienstleistergespräche und schaffen die Basis zur Qualitätsverbesserung und Optimierung Ihrer Versandkosten.

Checkliste:

  • Können Sie im Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Dokumente rechtzeitig beim Empfänger zugestellt werden?
  • Gibt es Beschwerden über nicht zugestellte oder verspätete Briefe?
  • Sind die Zustellqualität und das Einhalten der zugesagten Laufzeiten von großer Bedeutung für Sie?
  • Interessieren Sie die Schwankungen der Laufzeiten je nach Wochentag, Laufzeitperiode, Region und Jahreszeit?
  • Wäre ein tägliches Tracking von Briefsendungen für Sie von Vorteil?
  • Planen Sie eine Neuausschreibung Ihrer Briefzustellung oder sind gesetzlich dazu verpflichtet?
  • Haben Sie Interesse daran, Qualitätsgespräche mit Ihren aktuellen Briefdienstleistern zu führen?
  • Haben Sie ausreichende Informationen über den gesamten Versandprozess, angefangen von der Produktion bis hin zur Briefzustellung?
  • Haben Sie belastbare Argumente, um mit Ihrem aktuellen Briefdienstleister über das Porto zu verhandeln?
  • Wissen Sie, ob Ihr Konsolidierungsdienstleister bzw. zwischengeschaltete Druckdienstleister Ihre Briefe rechtzeitig zum Versand aufliefert?

Als neutraler und unabhängiger Anwenderfachverband haben wir ein zertifiziertes Qualitätsportal zur Qualitätsüberprüfung des Briefversands entwickelt. Sie können auf den Tag genau den Empfang und die Laufzeiten Ihrer Briefe überprüfen und die Daten über ein Webportal von überall und jederzeit abrufen. Das Qualitätsportal kann sowohl für die Deutsche Post AG als auch für private Briefdienstleister genutzt werden. Zusätzlich zu Ihren eigenen Daten erhalten Sie mit unseren Laufzeitmessungen ein TÜV-zertifiziertes Monitoring von allen teilnehmenden Versendern und können die Daten mit Ihren Versanddaten vergleichen (Benchmarking). Die Ergebnisse aus dem Qualitätsportal unterstützen Sie bei folgenden Maßnahmen:

  • Qualitätsgespräche mit Ihrem Briefdienstleister führen
  • Zustellqualität verbessern
  • Optimale Kriterien für Ausschreibungen festlegen
  • Porto sparen durch die Auswahl des für Sie passenden Briefdienstleisters

Das Qualitätsportal wurde von uns als neutralem und wirtschaftlich unabhängigem Verband initiiert und ist einzigartig.

In dem zentralen Qualitätsportal werden alle Ergebnisse (in statistisch abgesicherten Laufzeit-Quoten) übersichtlich dargestellt und sind jederzeit online abrufbar. Zusätzlich finden Sie hier eine durchschnittliche Laufzeit und einen Trend der vergangenen Monate. Die Darstellung kann auf PLZ-Ebene verfeinert werden und lässt sich auch
entsprechend für weitere Analysen exportieren. So erhalten Sie detailliertere  Informationen zu allen Sendungen und erkennen wochentägliche, monatliche oder saisonale Schwankungen.
Der Tagesmonitor gibt Auskunft, ob die vereinbarten Zustellfristen eingehalten werden oder ob es Probleme mit der Auflieferung gab. Durch seine Aktualität können Sie schnell auf Qualitätsprobleme reagieren. In einer Übersicht können Sie Ihre Zustellqualität benchmarken. Ihre Ergebnisse werden mit allen Teilnehmern aus ganz Deutschland verglichen. Sie sehen damit, wo Sie stehen und können an Ihren Qualitätsstandards arbeiten.

Mit unserem Arbeitskreis Großversender (gesamtes Sendungsvolumen von 1,5 Mrd. Sendungen pro Jahr) haben wir diese Qualitätsmessung vor drei Jahren initiiert. Die Investition in diese Qualitätsmessung hat sich für alle Teilnehmer nach kurzer Zeit gerechnet. Einige Stimmen unserer Teilnehmer möchten wir mit Ihnen teilen:

Leiter des Outputservices einer großen Versicherung:
„Die Laufzeitmessung ist ein wichtiges Instrument für unsere Lieferantenbewertung der Briefdienstleistung. Zudem haben wir Aufgrund unserer Daten aus der Laufzeitmessung zusammen mit der Deutschen Post und unserem Konsolidierungsdienstleister Maßnahmen erarbeitet und eine Verbesserung unserer Brieflaufzeiten erreichen können. Beide Dienstleister sind zudem sehr dankbar, dass wir mit Ihnen an den Optimierungen arbeiten.“

Mitarbeiter der Abteilung Portoberatung eines Großversenders:
„Frei nach dem Sprichwort „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ möchten wir neben der Transparenz über die Zustellzeiten der DPAG mit Hilfe der Messung vor allem den vorgelagerten Prozess des eigenen Konsolidierungsbereichs mit den Service Levels der gewerblichen Konsolidierer vergleichen. Die Laufzeitmessung kann hier signifikante Unterschiede verdeutlichen und Ansätze für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess liefern.“  

Teamleiter Post- und Warenlogistik eines großen Energieversorgers:
„Für unser Unternehmen hat die Teilnahme an der Laufzeitmessung eine Reihe von Vorteilen: Es zeigt Verbesserungspotentiale in der Zusammenarbeit mit unseren Versanddienstleistern auf, bietet eine fundierte Grundlage, um mit diesen in den gemeinschaftlichen Dialog zu gehen und am Ende des Tages auch auf der Basis Optimierungen umzusetzen. Des Weiteren freut uns besonders, dass Seitens des DVPT und des umsetzenden Marktforschungsunternehmens unsere Impulse zur Weiterentwicklung der Laufzeitmessung und deren Auswertungsmöglichkeiten Berücksichtigung finden.“

Was wir für Sie tun können:  

Webinar DVPT-Qualitätsplattform Checkliste und Analyse-Gespräch Echtzeit-Tracker
In unserem Webinar stellen wir Ihnen unser Qualitätsportal und die Methoden vor, Brieflaufzeiten zu messen und Qualitätsstandards im Briefversand zu optimieren. Gerne nehmen wir uns Zeit für Sie und sprechen mit Ihnen über Ihre speziellen Fragen. Beispielsweise über die oben genannten Punkte in der Checkliste.

Rufen Sie uns einfach an!
Markus Klein +49 69 829722-45 oder schreiben Sie uns! klein@dvpt.de

Kostenfrei online über MS-Teams oder telefonisch

Mit einem Schnuppertracker können wir eine Momentaufnahme Ihrer Versandstrukturen erfassen und über das Zustell-Ergebnis im Anschluss sprechen. Sie erhalten einen ersten Einblick, ob das Zustellversprechen Ihres Dienstleisters eingehalten wird.

Kostenfrei für DVPT-Mitglieder oder

Jetzt freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme und darauf, Sie unterstützen zu können.

Warum tun wir das? Der DVPT e. V. führt als einziger und erster Verband seit dem Jahr 2019 eine bundesweite, normierte und TÜV-zertifizierte Laufzeitmessung für Geschäftsbriefe durch.
Mit unserer Erfahrung setzen wir erprobte Technologie ein und garantieren eine unabhängige Messung im Sinne unseres Auftrags als Interessensvertretung der Postnutzer.

Ziel ist es, fundierte und belastbare Daten über die Grundleistungen im Briefbereich in Deutschland zu erhalten. Die Ergebnisse der Studie dienen den teilnehmenden Unternehmen dazu, konkrete Informationen über die Laufzeit ihrer Briefe zu erhalten. Folgende Gründe sprechen aus Unternehmenssicht an der Teilnahme:

  • Regelmäßige Überprüfung der Laufzeiten von Unternehmens-Sendungen im Vergleich zur Gesamtlaufzeit der Sendungen aller Laufzeitteilnehmer
  • Überprüfung der Qualität von zwischengeschalteten Konsolidierern, Druckdienstleistern und Lettershops
  • Verbesserung der Produktions-, Transport- und Zustellqualität
  • Führung von Qualitätsgesprächen mit den Dienstleistern auf der Basis gesicherter Daten

Um repräsentative Ergebnisse zu liefern, bedienen sich die Laufzeitmessungen folgender Systematik:

  • Tägliche Einspeisung von neutralen Testbriefen in den Briefstrom des Unternehmens
  • Abdeckung aller Leitbereiche in Deutschland (erste und zweite Stelle der Postleitzahl)
  • Rückmeldung der Laufzeiten durch ein flächendeckendes Empfängernetz von Laufzeitagenten
  • Auswertung der Daten und Bereitstellung der Ergebnisse in Web-Cockpits zur täglichen Überprüfung durch die Unternehmen
  • Vom TÜV Rheinland extern auditiertes, zertifiziertes Messsystem
  • Repräsentativer Messaufbau entsprechend der Normen DIN EN 13850 und 14534
  • Einhaltung aller DSGVO-relevanten datenschutzrechtlichen Erfordernisse

Wir bieten drei Verfahren zur Überprüfung der Zustellqualität von Geschäftsbriefen an.

  1. Qualitätsmonitor von Geschäftsbriefen im Netz der Deutschen Post AG
  • Überprüfung des Zustellqualität “E+1” 80% und „E+2“ 95%
  • Messdauer von 12 Monaten
  • Ausweisung der jeweiligen Laufzeitquoten
  • Berechnung der mittleren Laufzeit
  • Tagesaktueller Monitor

Präsentation

  1. Qualitätsmonitor für individuelle Laufzeitzusagen von Geschäftsbriefen
  • Überprüfung von individuellen Zustellversprechen und Qualitätsvereinbarungen der Unternehmen mit ihren Dienstleistern
  • Qualitätsüberprüfung der Deutschen Post AG oder privater Briefdienstleister
  • Qualitätsmessung von Sendungen mit unterschiedlichen Laufzeiten von E+1 bis E+4
  • Messung von Briefen aller Formate, Gewichte und Versandformen wie auch Dialogpost
  • Regional oder zeitlich begrenzte Qualitätsmessungen

Präsentation

  1. Qualitätsmonitor mittels Trackermessung
  • Laufzeitmessungen von Geschäftsbriefen, die Tracker enthalten, welche sich alle 15 Minuten melden
  • Detailgenaue Überprüfung von Transportwegen, Liege- und Transportzeiten
  • Datenauswertung und grafische Darstellung der Laufzeiten und -wege jeder einzelnen Tracker-Sendung

Präsentation

Bei Fragen zu unseren Messungen stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung!

Markus Klein
Projektmanagement
E-Mail: klein@dvpt.de
Telefon: +49 69 829722-45