Mitarbeiter in Poststellen arbeiten mit vielen vertraulichen Informationen. Unsere Erfahrungen aus den letzten Jahren zeigen, dass Mitarbeiter und Verantwortliche in der Postbearbeitung oft unsicher sind, wenn es in ihrer Arbeit um rechtliche Fragen geht. Dem wollen wir mit diesem Seminar entgegentreten, indem wir die rechtlichen Grundkenntnisse vermitteln. Die Lehrinhalte richten sich an Praktiker, die täglich mit Postbearbeitung zu tun haben. Anhand praxisnaher Beispiele wird Ihnen die Sicherheit bei rechtlichen Fragen vermittelt.

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an operativ Verantwortliche und Mitarbeiter aus den Bereichen Druckzentrum, Poststelle, Registratur, Verwaltung, Facility-Management, Interne Dienste, Organisation und alle, die sich objektiv und praxisnah über Rechtsfragen der Dokumentenbearbeitung auf Basis aktueller Gesetzgebung informieren möchten.

Seminarziel

Das Seminar behandelt die für die Praxis relevanten Fragen und Themen der Posteingangsbearbeitung, der Zustellung im Unternehmen und des Versands von Dokumenten in Poststellen, Hausdruckereien, Digitalisierungs- und Druckzentren. Dabei werden sowohl klassische Papierbearbeitung, Medienübergänge vom Papier in elektronische Medien als auch die rein elektronische Bearbeitung von Dokumenten behandelt.
Alle Themen sind für die Praxis aufbereitet. Juristische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Soweit es für das Verständnis nötig ist, werden die einschlägigen gesetzlichen Regelungen für Nichtjuristen verständlich erläutert. Der Teilnehmer kann den Seminarstoff in der Praxis sofort umsetzen.
Die Kombination aus Theorie und Praxis wird von erfahrenen Referenten sichergestellt: Klaus Gettwart und ein praktizierender Rechtsanwalt stehen Ihnen für die Wissensvermittlung und allen Fragen zur Verfügung.

Agenda

Rechtliche Rahmenbedingungen verständlich erklärt, unter anderem:

• Grundgesetz: Briefgeheimnis und Postgeheimnis
• Postgesetz und postrechtliche Verordnungen
• Bürgerliches Gesetzbuch: Schriftform/Textform, Eingang/Zugang/Zustellung: Unterschiede und Bedeutung
• Strafgesetzbuch: Briefgeheimnis
• Datenschutz-Grundverordnung
• Steuervereinfachungsgesetz
• Weitere Gesetze: E-Government-Gesetz, De-Mail-Gesetz
• Bedeutung dieser Gesetze für die Praxis

Poststelle

• Wer hat Zutrittsrecht in eine Poststelle?
• Ist die Poststelle ein besonderer Rechtsraum?
• Gelten für Mitarbeiter besondere Regelungen?

Posteingangsbearbeitung

• Brieföffnung und Privatpost: Was darf man im Posteingang öffnen, was nicht?
• Bedeutung von Poststempel und Eingangsstempel: Wozu dienen sie, was beweisen sie?
• Wie kann man den Eingang einer Postsendung beweisen?
• Was muss man beim Eingang von E-Mail oder De-Mails beachten?
• Was muss man beim Scannen von Dokumenten beachten, welche Dokumente darf man entsorgen?
• Welche Originale muss man aufbewahren?
• Wie geht man mit elektronischen Rechnungen um?
• Was hat man bei nachweispflichtigen Sendungen wie Einschreiben oder PZUs zu beachten?

Postzustellung im Unternehmen

• Wie stellt man Dokumente vertraulich zu?
• Welche Nachweise sind erforderlich und hilfreich?
• Wer darf welche Dokumente sehen, was muss man beachten?
• Wie kann man nachweispflichtige Sendungen zustellen? Welche Nachweise müssen geführt werden?
• Was fordern Datenschutz und Compliance in Unternehmen?

Postausgangsbearbeitung

• Was darf mit Briefen verschickt werden, was ist versichert?
• Wann gelten Sendungen als zugestellt?
• Wie stellt man die Zustellung sicher?
• Welche Zustellformen gibt es und was sind die Vor- und Nachteile?