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Veranstaltungsserie Veranstaltungsserie: Raumplanung und Einrichtung eines Digitalisierungszentrums

Raumplanung und Einrichtung eines Digitalisierungszentrums

26. Juni 2025, 9:30 - 13:00

Raumplanung und Einrichtung eines Digitalisierungszentrums

  • Typisierung und Gestaltung

Das Seminar vermittelt praxisnahe Ansätze für den Umbau einer traditionellen Poststelle in ein modernes, zentralisiertes Digitalisierungszentrum. Die Teilnehmenden lernen die Prinzipien der modernen Ablaufplanung, Arbeitsplatzgestaltung, Möblierung und Einrichtung kennen. Kleine, mittlere und große Lösungen sowie deren spezifische Anforderungen werden dabei unterschieden und anhand von Praxisbeispielen erläutert.

Zielgruppe

Mitarbeitende in Poststellen, Digitalisierungsbeauftragte sowie Führungskräfte, die an der strategischen Planung und Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen im Postwesen beteiligt sind.

Agenda

Einführung in das Konzept moderner Digitalisierungszentren

  • Einleitend werden die DVPT-Musterpoststelle sowie deren Prinzipien und Service-Level vorgestellt. Darauf aufbauend folgt die konkrete Umsetzung räumlicher, arbeitsplatzbezogener und ablauftechnischer Lösungen.

Moderne Fertigungsprinzipien und deren Übertragung auf die Gestaltung effizienter Posteingangs-, Bearbeitungs- und Ausgangsprozesse:

  • Steh- und Sitzarbeitsplätze
  • One-Piece-Flow
  • Mandantenfähigkeit

Raumplanung und Arbeitsplatzgestaltung

Die Planung und Gestaltung eines Digitalisierungszentrums erfordert eine sorgfältige Abstimmung von Arbeitsflächen, Arbeitsplätzen und Abläufen, angepasst an Tätigkeiten und Arbeitsaufkommen. Entscheidend sind dabei effiziente Prozesse von der Posteingangsverarbeitung bis zur digitalen Bereitstellung und dem Versand.
Kernprozesse und Umsetzungsschritte:

  • Posteingang: Annahme von Briefen und Paketen unter Berücksichtigung verschiedener Verfahren und technischer Möglichkeiten
  • Sicherheitsprüfung: Kontrollmechanismen zur Identifikation potenzieller Risiken
  • Sortierung & Vorbereitung: Strukturierte Organisation physischer Post für eine effiziente Digitalisierung
  • Arbeitsvorbereitung: Optimierung der Abläufe zur Reduzierung von Bearbeitungszeiten
  • Digitalisierung & Datenerfassung: Scannen, Klassifizieren und Indexieren von Dokumenten
  • Temporäre Archivierung: Sichere, revisionskonforme Zwischenlagerung physischer Dokumente
  • Interne Verteilung: Bereitstellung physischer Hauspost, z. B. Briefe, Dokumente oder Pakete
  • Externe Versendung: Strukturierte Bereitstellung von Ausgangspost für den Versand
  • Zutriffsregelungen & Datenschutz: Sicherstellung von Compliance- und Datenschutzanforderungen

Muster-Digitalisierungszentren – Typisierung

Die Planung eines Digitalisierungszentrums sollte sowohl ergonomische als auch effizienzsteigernde Aspekte berücksichtigen. Dabei spielen der räumliche Aufbau, die Ablaufplanung und die Arbeitsplatzgestaltung eine zentrale Rolle. Je nach Unternehmensgröße und Digitalisierungsgrad lassen sich drei Typen von Digitalisierungszentren unterscheiden:

  • Kleine Lösungen: Platzsparende, kompakte Einrichtung mit hochperformanten Scanning-Lösungen für geringe bis moderate Postaufkommen.
  • Mittlere Lösungen: Integration in bestehende Workflows mit teilautomatisierten Prozessen, die manuelle und digitale Bearbeitung kombinieren.
  • Große Lösungen: Vollautomatisierte, zentralisierte Digitalisierungszentren mit hoher Verarbeitungskapazität, ideal für große Organisationen mit komplexen Anforderungen.

Fallstudien und Best Practices

  • Erfolgsbeispiele zeigen die Transformation traditioneller Poststellen in Digitalisierungszentren.
  • Strategien für kleine, mittlere und große Unternehmen werden verglichen, inklusive typischer Herausforderungen und bewährter Lösungen.
  • Austausch über spezifische Herausforderungen und mögliche Lösungen für verschiedene Poststellenarten.
  • Diskussion über die praktische Umsetzbarkeit der vorgestellten Modelle.
Seminarablauf
  • Beginn: 9:30 Uhr
  • Ende: ca. 13:00 Uhr
Seminarort
  • Online via Microsoft Teams
  • Alternative Veranstaltungsformen auf Anfrage möglich
Referent

Dipl.-Ing. Bernd Karnatz ist seit mehr als 20 Jahren in der Informationslogistik tätig. Seine Schwerpunkte liegen in der Analyse und Optimierung von Digitalisierungszentren und Poststellen unter Anwendung eines ganzheitlichen, informationslogistischen Ansatzes. Zudem berät er Unternehmen und öffentliche Institutionen bei der Erstellung rügefreier Ausschreibungen für Porto- und Briefdienstleistungen. Als langjähriger Seminar- und Fachtagungsleiter der DVPT-Akademie und Kompetenzpartner im Deutschen Verband für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation e. V. (DVPT) bringt er seine Expertise regelmäßig in Weiterbildungsformate ein.

Teilnahmebeitrag

Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen und Teilnahmezertifikat

390,- Euro* | Vorteilspreis (für Mitglieder im DVPT e.V.)
490,- Euro* | Normalpreis
Werden mehrere Personen für denselben Seminartag angemeldet, gewähren wir ab der zweiten Person einen Rabatt von 30 % auf das Teilnahmeentgelt. Eine tolle Möglichkeit, Teams gezielt weiterzubilden!

* zzgl. gesetzl. MwSt.
Sie wünschen ein Seminar außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, dann sprechen Sie uns bitte an.

Anmeldung

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    Terminauswahl

    26. Juni 2025, 9:30-13:00 Uhr, online27. November 2025, 9:30-13:00 Uhr, online

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