Online-Seminar

Postordnung richtig erstellen und einführen

Eine Postordnung im Unternehmen dient zum Nachweis der ordnungsgemäßen, revisions­sicheren Bearbeitung, Verarbeitung und Weiterleitung von Postsendungen und Dokumenten sowie der Archivierung nach den aktuellen Anforderungen der deutschen Handels- und Steuergesetzgebung sowie der unternehmensinternen Regelungen.

Hintergrund

Die Abläufe der Postbearbeitung werden oftmals nach mündlich überlieferten Regelungen durchgeführt oder sind seit langem nicht mehr überarbeitet worden. Gerade bei der Umstellung auf neue Prozesse und insbesondere im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Sendungen müssen die Regelungen aktualisiert und verbindlich aufgeschrieben werden.

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung dieser Dokumentation ergibt sich aus dem HGB (§§ 238, 239 sowie 257 und 261) und der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO). Die Dokumentation dient dazu, den Nachweis der Erfüllung dieser allgemein definierten Anforderungen zu erbringen und einem sicheren und qualitativ hochwertigen Service gerecht zu werden.

Eine Postordnung ist vor allem wichtig für:

• Einhaltung von Post- und Briefgeheimnis
• Rechtssichere Bearbeitung von Dokumenten
• Datenschutz und Vertraulichkeit der Informationen
• effizienter und hochwertiger Service für die Fachbereiche
• Arbeitssicherheit der Mitarbeiter in der Poststelle
• Aussteuerung und Beauftragung von Dienstleistern

In diesem Seminar werden wir mit Ihnen Aufbau und Inhalte einer modernen Postordnung erörtern.

Sie erhalten einen Leitfaden, um eine Postordnung individuell für Ihre Institution bzw. Ihr Unternehmen anzupassen und mit Ihren Vorgaben zu formulieren. Auch für zukünftige Änderungen machen wir praktische Vorschläge zur Vorgehensweise.

Wir werden Zeit haben, um auf Ihre Fragen und Besonderheiten einzugehen.

Agenda

• Zweck, Inhalt, Gültigkeit und Besonderheiten
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Umgang im Posteingang
  • Paketpost
  • Briefpost
  • Elektronischer Posteingang
  • Sonstiger Posteingang
  • Digitalisierung
  • Physische Archivierung
• Hauspostbearbeitung
• Kurierfahrten
• Postausgang
  • Paketpost
  • Briefpost
• Technische Lösungen
• Qualifikation der Beschäftigten
• Outsourcing und Steuerung von Dienstleistern

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist als Vorstand des Deutschen Verbandes für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation e. V. (DVPT) ein Poststellenexperte mit einem umfassenden Wissen im Bereich der Post- und Dokumentenlogistik. Er ist langjähriger Seminar- und Fachtagungsleiter in der DVPT-Akademie. Er begleitet seit über 20 Jahren Poststellen in Unternehmen und die öffentliche Hand bei der Umsetzung von analogen zu den digitalen Prozessen.