Grundlagenseminar für Neu- oder Quereinsteiger in Poststellen und Digitalisierungszentren

• Tätigkeiten in Poststellen
• Sicherheit in Poststellen
• Brief- und Postgeheimnis
• Poststellentechnik und Software
• Versand und Portomanagement

Die moderne Poststelle befindet sich im Spannungsfeld zwischen traditioneller Postbearbeitung und digitaler Transformation. Die Anforderungen an Mitarbeiter steigen und erfordern aktuelles Wissen für die tägliche Arbeit.

Dieses Seminar bietet Neu- und Quereinsteigern eine praxisnahe Einführung in die Grundlagen der Postbearbeitung und vermittelt gleichzeitig die notwendigen Kenntnisse, um sich mit modernen Technologien und digitalen Prozessen vertraut zu machen. Es schafft die perfekte Grundlage für den erfolgreichen Einstieg in die Arbeit einer klassischen oder digitalisierten Poststelle.

Ziele des Seminars:

• Vorbereitung auf die tägliche praktische Arbeit in Poststellen
• Auffrischung und Erweiterung des Wissens
• Erwerb von Basiskenntnissen zur Digitalisierung
• Erwerb rechtlicher Grundkenntnisse

Agenda:

Moderne Postbearbeitung: Bedeutung und Prozesse

• Rolle und Verantwortung im Unternehmen
• Klassische und digitale Postbearbeitung
• Warum Digitalisierung? Vorteile und Herausforderungen
• Prozesse der Postbearbeitung (Posteingang – Digitalisierung – Verteilung – Postausgang)

Arten und Zusammensetzung des Posteingangs

• Briefe: Formate und Arten
• Nachweispflichtige Sendungen
  
  • Einschreiben und Postzustellungsurkunden
  • Pakete und Kuriersendungen
• Werbesendungen
• Zeitungen und Zeitschriften
• Nachnahmesendungen und Rückläufer
• Spezielle E-Mail-Postfächer

Tätigkeiten und Einsatz von Hard- und Software

• Sicherheitsmaßnahmen im Posteingang
  • Zutritts- und Zugangskontrollen
  • Umgang mit potenziell gefährlichen Sendungen
• Poststempelung und Sortierung
• Erfassung und Kontrolle
• Öffnungs- und Bearbeitungsregeln
• Umgang mit Rückläufern und Fehlzustellungen
• Scannen und Datenerfassung
• Verteilung und Bereitstellung
• Kuvertieren, Frankieren, Sortieren, Übergabe an Postdienstleister
• Portomanagement

Digitalisierung

• Öffnung und Entnahme
• Trennen von Dokumenten
• Stapelbildung
• Scannen
• Ablage
• Weiterbearbeitung gescannter Dokumente
  
  • Datenerfassung
  • Klassifizierung
  • Weiterleitung an Fachbereiche

Portomanagement und Portooptimierung

• Versandarten und Kosten für Briefe und Pakete
• Grundlagen der Portooptimierung: Tarife, Laufzeiten, Sortierung, Teilleistungen, Hybridpost, DV-Freimachung sowie Frankiermethoden
• Überblick über Brief- und Paketdienstleister: Deutsche Post, private Briefzusteller, DHL, UPS u. a.

Rechtliche Grundkenntnisse und Institutionen

• Briefgeheimnis und Postgeheimnis
• Postgesetz
• Postordnung
• Behörden und Institutionen

Zielgruppe:

• Neu- oder Quereinsteiger in Poststellen
• Mitarbeitende in Poststellen, die ihr Wissen erweitern oder auffrischen möchten