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Das Seminar

Papierbasierte und elektronische Dokumente ganzheitlich optimal in digitalen Prozessen zu bearbeiten, erfordert viel Erfahrung. Es müssen unterschiedliche Themen einbezogen werden: Bearbeitungsprozesse, Hardware, Software, technische und organisatorische Schnitt­stellen zu nachge­lager­ten Fachbereichen, Organisation und Aufgabenverteilung. Das praktische Rüstzeug zur optimalen Gestaltung dieser Prozesse wird in diesem Praxisseminar mittels einer Fallstudie vermittelt.

FALLSTUDIE

Ausgangspunkt für das zu erlernende Praxiswissen ist die schriftliche Beschreibung einer Organisationseinheit, die eingehende Briefe zum Scannen vorbereitet, scannt, gemeinsam mit Faxen und E-Mails elektronisch weiterbearbeitet und an Postkörbe der Fachbereiche übergibt. Mengen, Zeiten und Kosten der Prozesse sind in der Fallstudie beschrieben und werden zunächst vorgestellt und besprochen. Das theoretische Rüstzeug zur Kennzahlenermittlung sowie Marktzahlen aus Benchmarks werden erklärt und liegen für die Bearbeitung der Aufgabe vor.

AUFGABENSTELLUNG

Die Teilnehmer haben die Aufgabe, die beschriebenen Prozesse zu analysieren, zu optimieren und Handlungsempfehlungen für die Optimierung von Technik und Prozessen zu erarbeiten. Die Einspar­potentiale werden anhand von Kennzahlen berechnet.

LÖSUNG

Die Ergebnisse der Seminarteilnehmer, die in Gruppen oder Einzelarbeit erarbeitet wurden, werden präsentiert, gemeinsam bewertet und mit der Musterlösung des optimalen Digitalisierungs- und Bearbeitungsprozesses, wie er heute Stand der Technik ist, verglichen.

 

Veranstaltungsitionenforman

In diesem Seminar wird die Theorie und die Methodik zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse anhand eines repräsentativen Praxisbeispiels vorgestellt und gemeinsam erarbeitet.
Im Anschluss an das Seminar können die Teilnehmer die erworbenen Kenntnisse auf vergleichbare Aufgabenstellungen im eigenen Unternehmen übertragen und anwenden.

ZIELGRUPPE

Fach- und Führungskräfte von Scanabteilungen, Digitalisierungszentren, Postdiensten, Logistik, Verwaltung und Controlling. Das Seminar empfiehlt sich sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

Ausgangssituation

Den Teilnehmern werden die Digitalisierungsprozesse, angelehnt an ein reales Praxisbeispiel, vorgestellt und es werden die theoretischen Grundlagen zur Berechnung von Kennzahlen und Prozesskosten vermittelt, anhand derer eine konkrete Aufgabe analysiert wird, mit dem Ziel zu optimieren und Optimierungspotentiale zu berechnen.

Beschreibung der Prozesse der Digitalisierung

Scanvorbereitung
Scannen
Scannachbereitung
Digitale Weiterbearbeitung und Aufbereitung für die Fachabteilungen
Management des temporären Zwischenlagers
Sonstige Dienstleistungen

Im Theorieteil werden folgende Grundlagen erarbeitet:

Kennzahlentypen und deren Berechnung (KPIs)
Kennzahlen der Digitalisierung und deren Berechnung
Marktzahlen der Kennzahlen aus dem MailConsult-Benchmark (Mittelwert / Best in Class )
Kostentreiber
Was sind die Kostentreiber der jeweiligen Prozesse
Was macht die jeweiligen Prozesse teuer oder aufwändig

Zahlengerüst

Kosten, Zeiten und Mengen

Aufgabenstellung

Zunächst sind die relevanten Kennzahlen und Kostentreiber der Prozesse zu ermitteln. Sie werden in den Vergleich zu Marktzahlen gestellt (Mittelwerte und Best in Class). Die Basis für Kennzahlenermittlung und deren Vergleich zu Marktzahlen stellt Deutschlands größter, unabhängiger und branchenneutraler Benchmark (in Zusammenarbeit von MailConsult und DVPT erarbeitet) bereit, in dessen Datenbank über 170 Unternehmen und Poststellen vertreten sind.

Optimierungsaufgabe (Einzel-oder Gruppenarbeit)

Berechnung der Kennzahlen der Prozesse
Erarbeitung von Prozessoptimierungen
Berechnung der Verbesserungen und Veränderungen, die sich durch die Optimierung ergeben
Berechnung der neuen Kennzahlen
Berechnung der Einsparpotentiale
Präsentation der Ergebnisse, die in Einzel-, bzw. Gruppenarbeit erzielt wurden
Vergleich mit der Musterlösung

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart, Vorstand DVPT e. V. und Seminarleiter der DVPT-Akademie ist ein Poststellenexperte mit umfassendem Wissen im Bereich der Post- und Dokumentenlogistik. Klaus Gettwart hat seit über 15 Jahren umfangreiche Erfahrungen als Seminar- und Fach­tagungs­leiter in Deutschland und Österreich. Er ist ausge­bildeter Kommunikationstrainer.

Alle Referenten der DVPT-Akademie sind fachkundige Spezialisten und geben Ihnen objektive Informationen und Insiderwissen auf dem neuesten Stand der Technik weiter.

Mittwoch, 14. November 2018

Seminarbeginn 09.30 Uhr
Seminarende 17.30 Uhr

Veranstaltungsort

Heusenstamm

Teilnahmebeitrag

Preis für DVPT-Mitglieder: 580,- Euro*
Preis für Nichtmitglieder: 750,- Euro*

Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen, Pausengetränke, Mittagessen und Teilnahmezertifikat

* Nettopreis zzgl. 19 % gesetzl. MwSt.

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