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Dieses Seminar wird aktuell als Hybrid-Seminar angeboten.
Das bedeutet, Sie entscheiden sich, ob Sie zu uns nach Offenbach kommen oder ONLINE teilnehmen möchten.

Das Seminar

Von der traditionellen Poststelle zum modernen Informationsdienstleister

Technik • Organisation • Kennzahlen • Kosten/Nutzen, Best Practice

In diesem Seminar lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen die Entwicklung von der Poststelle zum „Digital Mailroom“ gestalten.

Zielgruppe

Das Seminar empfiehlt sich sowohl Einsteigern im Postdienst als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

Seminarziel

Erfahren Sie in diesem Seminar von Praktikern, wie dieser Umstellungsprozess gelingt. Lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen diese Aufgaben lösen. Lernen Sie die Benchmarks und Kennzahlen der Postbearbeitung und der Digitalisierung kennen. Richten Sie Ihre Poststelle auf die neue Situation ein und sichern Sie die Zukunft durch Innovation.

Agenda

Die neuesten Marktentwicklungen und Trends
Klassische versus digitale Postbearbeitung
Mit Benchmarking von Digitalisierungsprozessen und den Richtlinien zum ersetzenden Scannen RESISCAN und TRESOR

Digital-Mailroom – Die Poststelle mit Zukunft

  • Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion
  • Bedeutung, Ansehen und Image der Poststelle
  • Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen
  • Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik
  • Welche Post ist zu digitalisieren
  • Auswirkungen auf die Zustellung von Botenpost

Grundbegriffe

  • Definitionen und Begriffe
  • Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich
  • Dokumentenarten
  • Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen

Technik- und Softwareeinsatz

  • Hardware: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
  • Klassische versus integrierte Scanverfahren
  • Software: OCR-ICR- Verfahren und Erkennungsraten
  • Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
  • Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an modernes Input-Management
  • Dunkelverarbeitung von Dokumenten

Prozesse der Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

  • Prozessschritte bei der Digitalisierung
  • Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
  • Klassifizieren von und Erkennung von Dokumententypen
  • Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft
  • Semantische Texterkennung und Einsatz von KI-Technologien
  • Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Kosten und Verfahren der klassischen und digitalen Postbearbeitung, Optimierung mittels Kennzahlen, Benchmarking mit anderen Unternehmen

  • Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung
  • Kostenrechnung: die wichtigsten Kennzahlen im Postdiens
  • Kern- und Stützprozesse und deren Kostenarten
  • Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung

Rechtliche Rahmenbedingungen

  • Brieföffnung, Briefgeheimnis und Datenschutz
  • Persönliche und private Post
  • Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen

TR RESISCAN und TR-ESOR- Technische Richtlinien zum ersetzenden Scannen des BSI

  • Zielsetzung der Richtlinie für Verwaltungen und Unternehmen
  • Prozesse: Dokumentenvorbereitung, Scannen Nachverarbeitung, Integritätssicherung
  • Beweiswerterhaltung: Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit

Anwendungsbereiche der Digitalisierung

  • Rechnungseingangsbearbeitung
  • ZUGFeRD und XRechnung: neuer Standard zur automatisierten Bearbeitung von Rechnungen
  • Digitale Personalakte
  • Scannen für Fachabteilungen in Versicherungen

Einführung der digitalen Postbearbeitung

  • Wie Sie Ihre Projektziele definieren
  • Das richtige Projektteam
  • Wer sind die Projektmitarbeiter, wer sind Entscheider
  • Was sind Erfahrungen und Risiken aus Praxisprojekten
  • Die richtige Projektplanung und -organisation
  • Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche

Referent

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist als Vorstand des Deutschen Verbandes für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation e. V. (DVPT) ein Poststellenexperte mit einem umfassenden Wissen im Bereich der Post- und Dokumentenlogistik. Er ist langjähriger Seminar- und Fachtagungsleiter in der DVPT-Akademie. Er begleitet seit über 20 Jahren Poststellen in Unternehmen und die öffentliche Hand bei der Umsetzung von analogen zu den digitalen Prozessen.

Seminarablauf

Bei einer Präsenz-Teilnahme:

ab 9.00 Uhr: Eintreffen und persönliche Begrüßung bei Kaffee, Tee und Snacks
9.30 Uhr: Beginn des Seminars
ca. um 12.30 Uhr: Gemeinsames Mittagessen
17.30 Uhr: Geplantes Ende des Seminartages

Bei einer Online-Teilnahme:

9.30 Uhr: Beginn des Seminars
ca. 12.30 Uhr: Pause bis 13.45 Uhr
17.30 Uhr: Geplantes Ende des Seminartages

Zzgl. individuelle Kurzpausen am Vor- und Nachmittag, die vom Referenten je nach Ablauf gestaltet werden.

Teilnahmebeitrag

Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen und Teilnahmezertifikat
Bei Präsenzseminaren zusätzlich das Catering.

550,- €* | Vorteilspreis (für Mitglieder im DVPT e.V.)
800,- €* | Normalpreis

* Nettopreis zzgl.  gesetzl. MwSt.
Sie wünschen ein Seminar außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, dann sprechen Sie uns bitte an.

Termine

Siehe unten in der Anmeldung.
Sollte kein passender Termin für Sie dabei sein, dann sprechen Sie uns bitte an (Kontakt).
Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir fast alle Seminare auch als Inhouse-Schulungen anbieten. Mehr Informationen finden Sie hier.

Anmeldung

    * = Pflichtfelder

    Terminauswahl

    Mittwoch, 21. September 2022, 9:30 - 17:30 UhrDonnerstag, 2. März 2023, 9:30 - 17:30 UhrDonnerstag, 25. Mai 2023, 9:30 - 17:30 UhrDonnerstag, 28. September 2023, 9:30 - 17:30 Uhr

    Ich präferiere eine Teilnahme*
    als Präsenzveranstaltungvirtuell, als Online-Teilnahmeegal

    Sind Sie Mitglied im DVPT e.V.?

    Mitgliedsnummer (falls zur Hand)

    Sind Sie Teilnehmer oder nur Ansprechpartner?*

    Anrede*

    Vor- und Nachname*

    Firma*

    Position, Abteilung

    Straße, Nummer*

    PLZ, Ort*

    Telefon

    E-Mail*

    Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter buchen, tragen Sie bitte hier
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    Teilnehmer 1

    E-Mail Teilnehmer 1

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    E-Mail Teilnehmer 2

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    Bitte denken Sie daran, dass wir alle Seminare auch als InHouse-Schulung für Ihr Team durchführen können (bei Ihnen vor Ort oder digital)! Sprechen Sie uns bitte an.