Von der traditionellen Poststelle zum modernen Informationsdienstleister

Technik • Organisation • Kennzahlen • Kosten/Nutzen, Best Practice

In diesem Seminar lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen die Entwicklung von der Poststelle zum „Digital Mailroom“ gestalten.

Zielgruppe

Das Seminar empfiehlt sich sowohl Einsteigern im Postdienst als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

Seminarziel

Erfahren Sie in diesem Seminar von Praktikern, wie dieser Umstellungsprozess gelingt. Lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen diese Aufgaben lösen. Lernen Sie die Benchmarks und Kennzahlen der Postbearbeitung und der Digitalisierung kennen. Richten Sie Ihre Poststelle auf die neue Situation ein und sichern Sie die Zukunft durch Innovation.

Agenda

Die neuesten Marktentwicklungen und Trends
Klassische versus digitale Postbearbeitung
Mit Benchmarking von Digitalisierungsprozessen und den Richtlinien zum ersetzenden Scannen RESISCAN und TRESOR

Digital-Mailroom – Die Poststelle mit Zukunft

• Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion
• Bedeutung, Ansehen und Image der Poststelle
• Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen
• Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik
• Welche Post ist zu digitalisieren
• Auswirkungen auf die Zustellung von Botenpost

Grundbegriffe

• Definitionen und Begriffe
• Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich
• Dokumentenarten
• Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen

Technik- und Softwareeinsatz

• Hardware: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
• Klassische versus integrierte Scanverfahren
• Software: OCR-ICR- Verfahren und Erkennungsraten
• Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
• Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an modernes Input-Management
• Dunkelverarbeitung von Dokumenten

Prozesse der Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

• Prozessschritte bei der Digitalisierung
• Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
• Klassifizieren von und Erkennung von Dokumententypen
• Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft
• Semantische Texterkennung und Einsatz von KI-Technologien
• Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Kosten und Verfahren der klassischen und digitalen Postbearbeitung, Optimierung mittels Kennzahlen, Benchmarking mit anderen Unternehmen

• Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung
• Kostenrechnung: die wichtigsten Kennzahlen im Postdiens
• Kern- und Stützprozesse und deren Kostenarten
• Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Brieföffnung, Briefgeheimnis und Datenschutz
• Persönliche und private Post
• Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen

TR RESISCAN und TR-ESOR- Technische Richtlinien zum ersetzenden Scannen des BSI

• Zielsetzung der Richtlinie für Verwaltungen und Unternehmen
• Prozesse: Dokumentenvorbereitung, Scannen Nachverarbeitung, Integritätssicherung
• Beweiswerterhaltung: Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit

Anwendungsbereiche der Digitalisierung

• Rechnungseingangsbearbeitung
• ZUGFeRD und XRechnung: neuer Standard zur automatisierten Bearbeitung von Rechnungen
• Digitale Personalakte
• Scannen für Fachabteilungen in Versicherungen

Einführung der digitalen Postbearbeitung

• Wie Sie Ihre Projektziele definieren
• Das richtige Projektteam
• Wer sind die Projektmitarbeiter, wer sind Entscheider
• Was sind Erfahrungen und Risiken aus Praxisprojekten
• Die richtige Projektplanung und -organisation
• Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche