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Das Seminar

Losbildung • Leistungsverzeichnis • Preisblatt, Eignungs- und Zuschlagskriterien.

Eine gut vorbereitete Ausschreibung kann enorme Einsparungspotenziale erzielen. Gleichzeitig führen definierte und standardisierte Prozesse auch zu effizienteren und wirtschaftlicheren Abläufen.

Das Briefporto ist in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Es macht einen Großteil der Postkosten in einem Unternehmen aus. Da lohnt es sich näher hinzusehen und den richtigen Dienstleister auszuwählen.

Aber es gibt Fehleroptionen, vor allem bei der Losbildung, die man möglichst vermeiden sollte.

Viele Unterstützungsprozesse in Unternehmen, Gebäudemanagement, Fuhrpark oder Catering wurden in den letzten Jahren outgesourced.

Auch die Postbearbeitung selbst kann erfolgreich von externen Diensteistern durchgeführt werden, das zeigt die Praxis. Dabei gibt es Bereiche, die eher geeignet erscheinen und andere, die einer sehr differenzierten Betrachtung bedürfen, denn Post ist Vertrauenssache und muss hohe Qualitätsstandards einhalten. Das gilt für interne Prozesse ebenso wie für die Auswahl des richtigen Brief- oder Paketdienstleisters. Wer sind die Marktteilnehmer, was ist von ihnen zu erwarten?

Zielgruppe

Dieses Seminar wendet sich an Logistikleiter, Organisationsleiter, Leiter Zentrale Dienste, Führungskräfte innerbetrieblicher Poststellen, Einkäufer und Controller die Ausschreibungen planen und die Unterstützung von erfahrenen Praktikern suchen.

Angesprochen sind Mitarbeiter von Bund, Ländern und Kommunen sowie Anstalten des öffentlichen Rechts, die für die Beschaffung und Vergabe verantwortlich sind.

Seminarziel

Der Schwerpunkt des Seminars behandelt die fachliche Ausgestaltung von Ausschreibungen für die Zustellung von Briefen und Paketen. Ziel ist es, ohne Rügen das wirtschaftlichste Angebot für die ausgeschriebenen Leistungen zu erhalten. Außerdem geht es um die Auswahl möglicher Teilprozesse, die man ebenso ausschreiben kann.

Wir kennen die Praxis durch Beratung und Durchführung vieler Ausschreibungen für Privatwirtschaft, öffentliche Einrichtungen wie Banken, Versicherungen, Kommunen, Gemeinden und Bundeseinrichtungen. Von diesen Erfahrungen sollen Sie profitieren, um gute Dienstleister mit gutem Preis-Leistungsverhältnis zu finden.

Agenda

Wann und was sollte bzw. muss man ausschreiben und wie teilt man die Lose auf?

  • Briefporto, nachweispflichtige Briefsendungen, Inlandssendungen und Auslandssendungen
  • Regionale und überregionale Aufteilung der Lose
  • Service Level: Zustellzeiten, Entgegennahme der Sendungen, Statistiken und Berichte des Dienstleisters

Wie sollte man ausschreiben?

  • Bedarfsanalyse und Leistungsverzeichnis
  • Zeitplan und Fristen, Übernahmekonzepte, Vertragslaufzeiten
  • Rechtliche Grundlagen bei der Beauftragung von Postdienstleistungen: Bericht aus der Praxis

Ausschreibungs- und Vergabeverfahren

  • Auswahl des geeigneten Verfahrens
  • Bietervorauswahl
  • Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
  • Bewerten und Vergleichen von Dienstleistern und Dienstleistungen
  • Verhandlung

Leistungsverzeichnis und Bewertungskatalog

  • Beschreibung der auszuschreibenden Leistung
  • Die wichtigsten Stellschrauben und Parameter für Briefdienstleistung
  • Die Postzusteller am deutschen Markt
  • Die richtige Losaufteilung und Losbildung: Voraussetzung für erfolgreiche Ausschreibung
  • Ausschreibung von Teilprozessen und Dienstleistungen wie Postausgang, oder Botendiensten
  • Wer betreibt komplette Poststellen und was sind die Vor- und Nachteile von externen Dienstleistern
  • Unterschiede zwischen öffentlichen und privatwirtschaftlichen Ausschreibungen
  • Aufstellung eines geeignet Bewertungskataloges
  • Festlegung der Gewichtungen
  • Erstellung einer transparenten Auswertungsmatrix

Der Ausschreibungsprozess

  • Veröffentlichung
  • Fristen
  • Beantwortung von Bieterfragen
  • Erfahrungen beim Umgang mit Rügen
  • Umgang bei erforderlichen Korrekturen: Erfahrungen aus der Praxis
  • Vertragsgestaltung
  • Change Request: Änderungs-, Anpassungs-, Ausstiegsklauseln
  • Preisanpassungsklauseln
  • Verpflichtung zum Benchmark oder zu einer kontinuierlichen Optimierung (KVP)?
  • Empfohlene Laufzeit des Vertrages

Qualitätssicherung in der Einführungsphase; Gewährleistung und Haftung

  • Befristete Sonderregelungen, Übergangsregelungen, Fehlerakzeptanz
  • Qualitätsmanagement
  • Dienstleistungsqualität prüfen, überwachen und sichern
  • Qualitätsdatenermittlung durch externe Dienstleister
Referent

Dipl.-Ing. Bernd Karnatz beschäftigt sich seit mehr als 15 Jahren mit der Analyse und Optimierung der Bearbeitungsprozesse der Dokumentenlogistik in Unternehmen. Bernd Karnatz war vor seiner Tätigkeit bei der MailConsult GmbH Leiter Fertigung und Logistik bei der Francotyp-Postalia AG & Co KG. Er verfügt seit mehr als 15 Jahren über umfangreiche Erfahrung als Seminar­leiter und Referent, bei den wichtigsten Seminar­anbietern der Dokumentenlogistik in Deutschland.

Unsere Referenten sind fachkundige Spezialisten und geben Ihnen objektive Informationen und Insiderwissen auf dem neuesten Stand der Technik weiter.

Teilnahmebeitrag

Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen und Teilnahmezertifikat
Bei Präsenzseminaren zusätzlich das Catering.

550,- €* | Vorteilspreis (für Mitglieder im DVPT e.V.)
800,- €* | Normalpreis

* Nettopreis zzgl.  gesetzl. MwSt.

Termine

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    Terminauswahl

    23. September 2021 in Berlin

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