Papierbasierte und elektronische Dokumente ganzheitlich optimal in digitalen Prozessen zu bearbeiten, erfordert viel Erfahrung. Es müssen unterschiedliche Themen einbezogen werden: Bearbeitungsprozesse, Hardware, Software, technische und organisatorische Schnitt­stellen zu nachge­lager­ten Fachbereichen, Organisation und Aufgabenverteilung. Das praktische Rüstzeug zur optimalen Gestaltung dieser Prozesse wird in diesem Praxisseminar mittels einer Fallstudie vermittelt.

FALLSTUDIE
Ausgangspunkt für das zu erlernende Praxiswissen ist die physische Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost. Dies ist umzustellen auf digitale Prozesse, in denen die eingehenden Briefe zum Scannen vorbereitet, gescannt, gemeinsam mit Faxen und E-Mails elektronisch weiterbearbeitet und an Postkörbe der Fachbereiche übergeben werden. Mengen, Zeiten und Kosten der Prozesse sind in der Fallstudie beschrieben und werden zunächst vorgestellt und besprochen. Das theoretische Rüstzeug zur Kennzahlenermittlung sowie Marktzahlen aus Benchmarks werden erklärt und liegen für die Bearbeitung der Aufgabe vor.

AUFGABENSTELLUNG
Die Teilnehmer haben die Aufgabe, die beschriebenen Prozesse zu analysieren, zu optimieren und Handlungsempfehlungen für die Optimierung von Technik und Prozessen zu erarbeiten. Die Einspar­potentiale werden anhand von Kennzahlen berechnet.

LÖSUNG
Die Ergebnisse der Seminarteilnehmer, die in Gruppen oder Einzelarbeit erarbeitet wurden, werden präsentiert, gemeinsam bewertet und mit der Musterlösung des optimalen Digitalisierungs- und Bearbeitungsprozesses, wie er heute Stand der Technik ist, verglichen.

Zielgruppe

Fach- und Führungskräfte von Scanabteilungen, Digitalisierungszentren, Postdiensten, Logistik, Verwaltung und Controlling. Das Seminar empfiehlt sich sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

Seminarziel

In diesem Seminar lernen Sie das Modell der Musterpoststelle kennen. In der Musterpoststelle sind die modernsten, heute existierenden und umgesetzten Verfahren sowie angewendeten Technologien vereint. Sie lernen die Kennzahlen kennen, die in den jeweiligen Prozessen zu messen sind, um Ihre eigenen Prozesse zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern.

Agenda

Ausgangssituation:
Den Teilnehmern werden die Digitalisierungsprozesse, angelehnt an ein reales Praxisbeispiel, vorgestellt und es werden die theoretischen Grundlagen zur Berechnung der relevanten Kennzahlen und Prozesskosten vermittelt, anhand derer eine konkrete Aufgabe analysiert wird, mit dem Ziel zu optimieren und Optimierungspotentiale zu berechnen.

Beschreibung der Prozesse der Digitalisierung

• Scanvorbereitung
• Scannen
• Scannachbereitung
• Digitale Weiterbearbeitung und Aufbereitung für die Fachabteilungen
• Temporäre Zwischenlager
• Sonstige Dienstleistungen

Im Theorieteil werden folgende Grundlagen erarbeitet:

• Kennzahlentypen und deren Berechnung (KPIs)
• Kennzahlen der Digitalisierung und deren Berechnung
• Kostentreiber
  • Was sind die Kostentreiber der jeweiligen Prozesse
  • Was macht die jeweiligen Prozesse teuer oder aufwändig

Aufgabenstellung

Zunächst sind die relevanten Kennzahlen und Kostentreiber der Prozesse zu ermitteln. Sie werden in den Vergleich zu Marktzahlen gestellt (Mittelwerte und Best in Class). Die Basis für Kennzahlenermittlung und deren Vergleich zu Marktzahlen stellt Deutschlands größter, unabhängiger und branchenneutraler Benchmark bereit, in dessen Datenbank über 170 Unternehmen und Poststellen vertreten sind.

Optimierungsaufgabe

• Berechnung der Kennzahlen der Prozesse
• Erarbeitung von Prozessoptimierungen
• Berechnung der Verbesserungen und Veränderungen, die sich durch die Optimierung ergeben
  • Berechnung der neuen Kennzahlen
  • Berechnung der Einsparpotentiale
• Präsentation der Ergebnisse, die in Einzel-, bzw. Gruppenarbeit erzielt wurden
• Vergleich mit der Musterlösung