Optimieren Sie Ihre Dokumentenlogistik mit digitaler Posteingangsverarbeitung
Die Digitalisierung des Posteingangs ist der entscheidende Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit in Ihrer Organisation. Als unabhängiger Verband unterstützen wir Unternehmen, die öffentliche Hand und Körperschaften öffentlichen Rechts dabei, ihre Dokumentenprozesse zukunftssicher zu gestalten – neutral, kompetent und praxisnah.
Warum digitale Posteingangsverarbeitung?
Ein digitaler Posteingang erfasst Briefe und Dokumente tagesaktuell, stellt sie schnell bereit und archiviert sie sicher. Damit gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter und rechtskonform – und setzen den Grundstein für eine moderne Verwaltungsstruktur.
Herausforderungen bei der Umstellung
Jede Poststelle arbeitet mit individuellen Abläufen und Prozessen. Bei der Umstellung auf eine digitale Dokumentenlogistik stellen sich unter anderem folgende Fragen:
- Wie werden eingehende Sendungen aktuell bearbeitet und welche Regelungen bestehen?
- Wie lässt sich Werbung effizient handhaben?
- Welche rechtlichen Vorgaben und hausinternen Regeln sind relevant?
- Soll eine Vorsortierung erfolgen oder können Briefe direkt digital verarbeitet werden?
- Welche Rolle spielen automatisierte Klassifizierungen und KI-gestützte Verfahren?
- Wie lassen sich Umlaufmappen und Originalrücksendungen sinnvoll integrieren?
- Ist die Archivierung GoBD-konform und sind rechtliche Anforderungen erfüllt?
- Wie lassen sich behördliche Siegel und Signaturen rechtskonform digital umsetzen?
- Wie können Arbeitsbelastungen reduziert und Mitarbeitende optimal geschult werden?
Ihre Vorteile durch eine digitalisierte Poststelle
Eine digitale Posteingangsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile:
- Schnellere Informationsverfügbarkeit und optimierte Verteilung in die Fachbereiche
- Effizientere Bearbeitung von Anfragen und Bürgeranliegen
- Standortunabhängige Bearbeitung und Integration ins Homeoffice
- Standardisierte Prozesse und Reduzierung manueller Arbeit
- Automatisierte Verarbeitung von Dokumenten mit KI-gestützten Verfahren
- Kürzere Such- und Recherchezeiten
- Reduzierung von Lagerflächen für physische Dokumente
So gehen wir vor: Ihre Digitalisierung mit System
Die Technik muss Ihre Prozesse unterstützen – nicht umgekehrt! Daher gestalten wir gemeinsam mit Ihnen eine individuell passende Strategie:
- Analyse des Ist-Zustands: Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Postbearbeitung
- Definition der Zielstruktur: Erarbeitung neuer digitaler Abläufe
- Technische Umsetzung: Auswahl und Implementierung passender Software und Hardware
- Schulung und Begleitung: Einbindung der Mitarbeitenden und nachhaltige Optimierung
Nutzen Sie unsere kostenfreie Checkliste, um Ihre aktuelle Situation zu bewerten. Wir analysieren Ihre Bedürfnisse und zeigen Ihnen konkrete Optimierungspotenziale auf.
Fachliche Expertise und neutrale Beratung
Als unabhängiger Verband bieten wir Ihnen fundiertes Expertenwissen und praxiserprobte Lösungen für Ihre digitale Transformation:
- Digitale Poststelle: Von der klassischen Postbearbeitung hin zum „Digital Mailroom“
- Einsatz moderner Technologien: Automatisierte Dokumentenerfassung, KI-gestützte Verarbeitung und Prozessoptimierung
- GoBD-konforme Verfahrensdokumentation: Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen
- Hauspost-Digitalisierung: Optimierung der internen Postverteilung, insbesondere für Homeoffice-Strukturen
Setzen Sie jetzt den richtigen Schritt in die digitale Zukunft!
Unabhängig davon, wo Sie aktuell stehen – wir begleiten Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Dokumentenlogistik optimieren.
Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung!
Ihre Ansprechpartner:
Stephan Litzinger
+49 69 829722-30
litzinger@dvpt.de
Analyse-Workshop
Hier werden wir mit Ihnen konkret!
Workshopinhalt:
- Erörterung des Ist-Stands
- Welche Bedürfnisse haben Sie aktuell und zukünftig?
- Erläuterung von Digitalisierungsmaßnahmen und Beispiele
- Erfahrungen des DVPT aus ähnlichen Projekten
- Lösungsansätze und Handlungsempfehlung
Dauer: ca. 4 Stunden
Online über MS-Teams (Alternativen bestehen)
Preis: 535,50 Euro inkl. MwSt.
Anfrage
Analyse-Gespräch
Gerne nehmen wir uns Zeit für Sie und sprechen mit Ihnen über die genannten Punkte.
Dauer: ca. 30 Minuten
Online über MS-Teams oder telefonisch
kostenfrei