Checkliste: Konzipierung und Planung von Schließfachanlagen

Die Digitalisierung der Postbearbeitung, Homeoffice und Desk-Sharing stellen die Verteilung und Bereitstellung physischer Dokumente und Materialien vor neue Herausforderungen.

Die direkt zuzustellenden Sendungen nehmen ab, im Homeoffice sind sie Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gar nicht oder nur verspätet zustellbar. Erschwerend kommt hinzu, dass Mitarbeitende im Office schnell und regelmäßig ihre Arbeitsplätze wechseln und oft auch sonst keine alternative Zustellmöglichkeit vorgesehen ist.
Mit modernen, dynamischen Schließfachanlagen erreicht man eine zeitunabhängige, nachweisbare und flexible Bereitstellung. Jedoch sind diese Systeme gründlich und individuell zu planen und an die jeweiligen Prozesse und Bedürfnisse anzupassen.

Die nachfolgende Checkliste dient als Orientierung zur Konzipierung und Planung solcher Systeme.

Was die Checkliste bietet:

Dynamische Schließfachanlagen bieten vielseitige Einsatzmöglichkeiten – von der Paketlieferung über die Dokumentenaufbewahrung bis hin zur Optimierung interner Prozesse. Mit unserer Checkliste begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch die Planung und Umsetzung, um die besten Lösungen für Ihre Anforderungen zu finden.

Ihr Nutzen:

Mit unserer Checkliste und der Beratung durch den DVPT optimieren Sie Ihre Schließfachanlagen und sorgen für eine zukunftsfähige, effiziente Lösung. Wir stehen Ihnen als kompetenter Partner zur Seite – von der Planung bis zur Umsetzung.

Checkliste: Konzipierung und Planung von Schließfachanlagen

Ihre eingereichten Daten werden gemäß DSGVO nur zur internen Bearbeitung verwendet!

    Zieldefinition und Bedarfsklärung

    1. Welchem Zweck soll die Schließfachanlage dienen?
    interne PostverteilungPaketannahmePaketabgabesonstiges (Büromaterial, Schlüssel, Telefone, Laptop, etc.)

    2. Welche Nutzergruppen sollen die Schließfachanlage typischerweise verwenden?
    PaketdienstleisterBriefdienstleisterInterne FachbereicheKundenLieferantenExterne

    3. Was bestimmt die Größe der Anlage?
    TagesvolumenNutzungsmusterPaketgrößen

    4. Wie viele Fächer werden benötigt?
    bis 20 Fächerbis 50 Fächermehr als 50 Fächerunbekannt

    5. Welche Fachgrößen werden für die Anlage benötigt?
    klein (35 x 25 x 10 cm)mittel (60 x 30 x 15 cm)groß (120 x 60 x 60 cm)unbekannt

    6. Wie ist der Zugriff sicherzustellen?
    24/7zu Geschäftszeitenzu speziellen Tageszeiten

    7. Wo soll die Anlage installiert werden?
    Außenbereich öffentlichAußenbereich WerksgeländeInnenbereich von Gebäuden

    8. Ist eine Stromversorgung am Aufstellort sichergestellt?
    janein

    9. Wie ist die Anbindung an ein Netzwerk geplant?
    LANWLANMobilfunkOffline

    10. Muss der Standort barrierefrei erreichbar sein?
    janein

    Systemfunktionen und Bedienbarkeit

    11. Welche Bedienkonzepte werden bevorzugt?
    TouchscreenAppScanner

    12. Welche Zugangsmethoden sollen zur Verfügung stehen?
    QR-CodePINRFID (Ausweis, Handy, Mitarbeiter-Chip)E-Mail

    13. Ist eine Anbindung an bestehende Systeme vorgesehen?
    ERP-SystemE-MailDMSLogistiksoftware via APInein

    14. Soll es administrative Tracking-Funktionen für die Poststelle geben?
    ja (z. B. Statusmeldungen bei Abholung, bei Nichtabholung etc.)nein

    15. Sollen Empfänger informiert werden, wenn eine Sendung zur Abholung bereitliegt?
    janein

    16. Wie sollen Nutzer informiert werden?
    E-MailSMSAPPnicht zutreffend

    Betrieb und Wartung

    17. Wer soll die Anlage betreiben ?
    eigene Mitarbeiterexternes Team

    18. Ist Remote-Support möglich oder gewünscht?
    ja (gerade für Updates oder Entstörung)neinunbekannt

    19. Soll es Service-Level-Agreements (SLAs) geben (Reaktionszeiten, Wartungsintervalle)?
    janein

    Sicherheitsaspekte

    20. Ist es relevant, wo Daten gespeichert werden?
    janeinnur lokalnur online

    21. Sind vertragliche Vereinbarungen zu System- oder Sicherheitsupdates geplant?
    janeinunbekannt

    22. Müssen besondere Schutzmaßnahmen gegen Aufbruch oder Vandalismus berücksichtigt werden?
    janeinunbekannt

    23. Muss das System DSGVO-konform arbeiten?
    janicht erforderlichweitere Anforderungen

    24. Soll das System bei Bedarf wachsen (modularer Aufbau)?
    janein

    25. Sollen Fächer später anpassbar sein?
    janein

    Lieferant und Wirtschaftlichkeit

    26. Ist für die Auswahl ein Marktvergleich verschiedener Anbieter erforderlich?
    janeinwir schreiben das System aus

    27. Sind alle Kosten über die Laufzeit betrachtet (Wartung, Betrieb, Software, Hardware)?
    janeinzum Teil

    28. Wie wird die Anlage finanziert?
    KaufMieteLeasingPay-per-Use

    Weitere Informationen

    Wir möchten weitere Informationen zu folgenden Themen:
    DigitalisierungAusschreibungen auf Basis des neuen PostgesetzesÜberprüfung bestehender VerträgeInformationen zum neuen PostgesetzBewertung zur Möglichkeit der Mehrwertsteuer-BefreiungÜberprüfung von Versandlaufzeiten Ihrer BriefsendungenInformationen zum Hybridversand von BriefsendungenSeminare zu rechtlichen Fragen von Ausschreibungen von BriefdienstleistungenSeminare zum Thema Portooptimierung

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    Analyse-Gespräch

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    Anhand Ihrer ausgefüllten Checkliste analysieren wir Ihre aktuelle Situation, teilen unsere Einschätzung mit Ihnen und geben Ihnen wertvolles Feedback – alles in einem ca. 60-minütigen Gespräch. Gerne können Sie auch Ihre Projektgruppe dazu einladen.
    Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

    Online über MS-Teams oder telefonisch

    kostenfrei

    Anfrage

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      Analyse-Workshop

      Hier werden wir mit Ihnen konkret!

      Workshopinhalt:

      • Erörterung des Ist-Stands zu Ihrem Thema
      • Welche Bedürfnisse haben Sie aktuell und zukünftig?
      • Erläuterung von Maßnahmen und Beispiele
      • Erfahrungen des DVPT aus ähnlichen Projekten
      • Lösungsansätze und Handlungsempfehlung

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