Checkliste Digitalisierung Posteingang

Die Poststelle spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung, der Dokumentenlogistik im Posteingang sowie im Postausgang. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation in Unternehmen und Behörden. Ihre Aufgaben und Funktionen verändern sich von einer rein physischen Bearbeitung hin zu einem digitalen Dokumenten- und Informationsmanagement.

Neben technischen Aspekten müssen Datenschutz, Compliance-Regeln und rechtliche Aspekte gleichermaßen einbezogen werden. Der wichtigste Erfolgsfaktor sind organisatorische Themen und die Einbeziehung aller Verantwortlichen sowie Schulungen Ihrer Mitarbeitenden in der Poststelle.

Die Checkliste dient dazu, die wesentlichen Themen und Fragestellungen zu identifizieren, die für den Einstieg in die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind. Sie ermöglicht eine strukturierte Überprüfung, welche Bereiche bereits berücksichtigt wurden und wo noch vertiefender Handlungsbedarf besteht.

Der DVPT steht Ihnen beratend zur Seite und unterstützt Sie dabei, Unklarheiten zu beseitigen und individuelle Lösungen zu entwickeln.

Was die Checkliste bietet:

  • Statusanalyse: In welcher Phase der Digitalisierung befinden Sie sich – Orientierung, Planung oder Umsetzung?
  • Posteingangsprozesse: Organisation und Digitalisierung der Poststelle, z. B. zentrale oder dezentrale Poststelle, maschinelles Öffnen, Vorsortieren und Scannen.
  • Technologieeinsatz: Hardware, Software (DMS) und automatisierte Dokumentenverarbeitung.
  • Rechtssicherheit: Berücksichtigung von Briefgeheimnis, GoBD-konformer Archivierung und Sicherheitsaspekten, Postordnung und Verfahrensbeschreibung.
  • Mitarbeiterqualifizierung: Bedarf an Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen für Ihr Team.

Ihr Nutzen:

  • Klarheit über Prozesse, Veränderungspotenziale und Digitalisierungsschritte
  • Identifikation von Lücken in der Planung und Umsetzung
  • Erkennen erforderlicher Schritte zur Umsetzung

Checkliste: Digitalisierung Posteingang

Ihre eingereichten Daten werden gemäß DSGVO nur zur internen Bearbeitung verwendet!

    Strategische Ausrichtung
    1. Gibt es strategische Aussagen, konkrete Planungen oder Überlegungen zum Thema "Digitale Transformation" bzw. Digitalisierung der internen Bearbeitungsprozesse?

    Logistik Posteingang / Ist-Daten Posteingang
    2. An welchen Orten kommt die Post an?

    Mengen Posteingang
    3. Sind Mengen und Zusammensetzung der unterschiedlichen Dokumentenarten (Briefe, Einschreiben, Werbung, Pakete, Fax usw.) aktuell erfasst und als Planungsgrundlage bekannt?

    Elektronische Dokumente
    4. Werden elektronische Dokumente in der Poststelle bearbeitet (allgemeines Postfach, E-Mails für Fachabteilungen, Behördenpostfach u.a.) und sind die Mengen bekannt?

    Bearbeitungsspitzen
    5. Beschreiben Sie besondere Bearbeitungsspitzen, die regelmäßig wöchentlich, monatlich oder jährlich im Posteingang auftreten:

    Bearbeitungsregeln
    6. Sind die Organisationsanweisungen und Bearbeitungsregeln für die Digitalisierung (Brieföffnung, temporäre Aufbewahrung, Festlegung der Originale u.a.) aktuell und für die Digitalisierung überarbeitet worden?

    Recherche
    7. Wie aufwendig ist die heutige Empfängerrecherche? Lassen sich die Empfänger anhand der Adressangaben einfach ermitteln? Haben Sie aktuelle Informationen über die Empfänger und deren Arbeitsplätze?

    Erfassung und Digitalisierung
    8. Wo in Ihrer Organisation werden bereits heute Dokumente digitalisiert?

    9. Welche Dokumente werden digitalisiert?

    Technische Infrastruktur
    10. Welche Hardware nutzen Sie?

    11. Welche Software nutzen Sie?



    Sicherheit und Datenschutz
    12. Die Postordnung muss im Zuge der Digitalisierung entweder neu erstellt oder an die digitalen Prozesse angepasst werden. Wie ist der aktuelle Stand?

    Verfahrensbeschreibung
    13. Liegt bereits eine aktuelle Verfahrensbeschreibung vor?

    Datenschutz und Compliance
    14. Folgende Sicherheitsaspekte sind bei der Digitalisierung von zentraler Bedeutung:

    Raumplanung der Poststelle
    15. Durch die Digitalisierung ist die räumliche Gestaltung einer Poststelle anzupassen. Es müssen neue Arbeitsplätze eingerichtet werden und der Materialfluss bis hin zum temporären Dokumentenarchiv ist neu festzulegen.

    Kapazitätsplanung und Personaleinsatzplanung
    16. Erfahrungsgemäß kommen durch die Digitalisierung der Poststelle neue Aufgaben auf die Mitarbeitenden zu. Die vorhandene Arbeitskapazität ist trotz möglicher Einsparungen oftmals nicht mehr ausreichend.

    Weiterbildung
    17. Für die Mitarbeitenden in der Poststelle bedeutet die Digitalisierung eine tiefgreifende Veränderung ihrer Tätigkeiten, die sowohl Herausforderungen als auch neue Perspektiven mit sich bringt. Erforderlich ist daher gezielte Weiterbildung, um alle Betroffenen aktiv in den digitalen Wandel einzubinden und ihnen neue berufliche Perspektiven zu eröffnen.

    Wir wünschen uns zu folgenden Themen weitere Informationen:
    DigitalisierungAusschreibungen auf Basis des neuen PostgesetzesÜberprüfung bestehender VerträgeInformationen zum neuen PostgesetzBewertung zur Möglichkeit der Mehrwertsteuer-BefreiungÜberprüfung von Versandlaufzeiten Ihrer BriefsendungenInformationen zum Hybridversand von BriefsendungenSeminare zu rechtlichen Fragen von Ausschreibungen von BriefdienstleistungenSeminare zum Thema Portooptimierung

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    Position, Abteilung

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    © DVPT e. V., 2025

    Passende Seminare:

    Make or Buy-Analyse Digitalisierung Posteingang

    7. Mai 2025, 10:00 - 12:30

    - 2,5 Stunden
    Bei der Einführung der Digitalisierung ist die Grundsatzfrage Make or Buy zu beantworten. Dies ist eine komplexe und unternehmensindividuelle Entscheidung. Wir geben Ihnen Entscheidungskriterien an die Hand, mit denen Sie eine Make or Buy-Analyse durchführen können.

    Ist-Datenerfassung als Basis für den Einstieg in die Digitalisierung

    7. Mai 2025, 14:00 - 16:30

    - 2,5 Stunden
    Um die Basis für Ihre neuen Prozesse ordentlich aufzusetzen, sollten Sie wissen, wo Sie heute stehen und wie die aktuellen Prozesse laufen. Wir stellen Ihnen ein strukturiertes Erfassungstool vor, in dem alle Daten für die Digitalisierung erfasst werden.

    Musterpoststelle Digitalisierung Posteingang – Prozesse, Technologien und Kennzahlen

    13. Mai 2025, 9:30 - 17:00

    - ganztägig
    In diesem Seminar lernen Sie das Modell der Musterpoststelle kennen. In der Musterpoststelle sind die modernsten, heute existierenden und umgesetzten Verfahren sowie angewendeten Technologien vereint. Sie lernen die modernsten Verfahren und deren Kennzahlen kennen, um Ihre eigenen Prozesse zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern.

    Digitale Transformation der Postbearbeitung: Seminar für Organisationsleiter

    14. Mai 2025, 10:00 - 12:30

    - 2,5 Stunden
    In diesem praxisorientierten Seminar erhalten Sie die Kenntnisse, um Innovationsprozesse zu fördern und die richtigen Weichen zu stellen. Das Seminar schafft die Basis, damit Sie den digitalen Wandel als Führungskraft mit Ihrem Team erfolgreich umsetzen können.

    Personaleinsatz in der digitalen Poststelle: Kapazitätsbedarf und Kapazitätsplanung

    15. Mai 2025, 9:30 - 13:00


    In dem Seminar werden wir uns mit dem Thema Kapazitätsplanung in der Poststelle befassen. Zentrale Themen sind Personalbedarf und den Personaleinsatz. Erfahren Sie, wie Sie durch eine gute Kapazitätsplanung Produktivitätssteigerungen erzielen, um Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen.

    Digitale Postbearbeitung erfolgreich einführen und umsetzen

    20. Mai 2025, 9:30 - 17:00

    - ganztägig
    Erfahren Sie in diesem Seminar von Praktikern, wie dieser Umstellungsprozess gelingt. Lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen diese Aufgaben lösen. Lernen Sie die Benchmarks und Kennzahlen der Postbearbeitung und der Digitalisierung kennen. Richten Sie Ihre Poststelle auf die neue Situation ein und sichern Sie die Zukunft durch Innovation.

    Hybrider Briefversand: Planung und Umsetzung

    26. Juni 2025, 9:30 - 17:00

    - ganztägig
    Das Ziel dieses Seminars ist es, Ihnen einen Einblick in die Grundlagen des Hybridversands zu geben und Ihnen praxisnahe Tipps und Tricks zu vermitteln, wie Sie Hybridversand effektiv einsetzen können.

    Remote-Café

    4. Juli 2025, 9:15 - 10:00

    Das Remote-Café ist unsere kurzweilige Austauschplattform. Genießen Sie mal Ihren Kaffee oder Tee und tauschen sich mit uns und mit anderen Teilnehmern ungezwungen und unkompliziert aus!

    Etat-Planung zur Digitalisierung in Poststellen

    17. September 2025, 10:00 - 12:30

    - 2,5 Stunden
    Das Seminar unterstützt dabei, alle wichtigen Positionen anzusprechen und allgemeine Kostenabschätzungen zu geben.

    Musterpoststelle Digitalisierung Posteingang – Prozesse, Technologien und Kennzahlen

    23. September 2025, 9:30 - 17:00

    - ganztägig
    In diesem Seminar lernen Sie das Modell der Musterpoststelle kennen. In der Musterpoststelle sind die modernsten, heute existierenden und umgesetzten Verfahren sowie angewendeten Technologien vereint. Sie lernen die modernsten Verfahren und deren Kennzahlen kennen, um Ihre eigenen Prozesse zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern.

    Analyse-Gespräch

    Nutzen Sie die Chance auf unser kostenfreies Analysegespräch!

    Anhand Ihrer ausgefüllten Checkliste analysieren wir Ihre aktuelle Situation, teilen unsere Einschätzung mit Ihnen und geben Ihnen wertvolles Feedback – alles in einem ca. 60-minütigen Gespräch. Gerne können Sie auch Ihre Projektgruppe dazu einladen.
    Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

    Online über MS-Teams oder telefonisch

    kostenfrei

    Anfrage

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      Analyse-Workshop

      Hier werden wir mit Ihnen konkret!

      Workshopinhalt:

      • Erörterung des Ist-Stands zu Ihrem Thema
      • Welche Bedürfnisse haben Sie aktuell und zukünftig?
      • Erläuterung von Maßnahmen und Beispiele
      • Erfahrungen des DVPT aus ähnlichen Projekten
      • Lösungsansätze und Handlungsempfehlung

      Dauer: ca. 4 Stunden
      Online über MS-Teams (Alternativen bestehen)

      Preis: 450,00 Euro zzgl. gesetzl. MwSt.

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