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Postordnung und Arbeitsplatzbeschreibung

1. Gibt es für die Tätigkeiten der Poststelle eine aktuelle Postordnung bzw. Organisationsvorgaben?
janeinmuss aktualisiert werdenunbekannt

2. Gibt es eine Arbeitsplatzbeschreibung für die Tätigkeiten in der Poststelle?
janeinmuss aktualisiert werdenunbekannt

Posteingang

3. Gibt es einen oder mehrere Orte, an denen Post ankommt?
ein zentraler Posteingang

4. Wie viele Postkisten mit Briefen kommen täglich im Mittel an?

unbekannt

5. Wie viele Briefe kommen täglich im Mittel im Posteingang an?

unbekannt

6. Werden die Sendungen gebracht oder holen Sie die Sendungen bei der Post ab?
die Sendungen werden gebrachtwir holen unsere Sendungen selbst ab

7. Wie viele Werbesendungen gehen täglich im Mittel ein?

unbekannt

8. Wie viele Einschreiben gehen täglich im Mittel ein?

unbekannt

9. Wie viele Pakete gehen täglich im Mittel ein?

unbekannt

10. Gibt es Sonderaktionen, von denen viele Rückläufer zurückkommen?
janeinunbekannt

11. Wie hoch ist circa die Rückläufer-Quote in %?

unbekannt

12. Wie gut ist die Adressierung der eingehenden Briefe in Ihrem Unternehmen?
sehr gutgutausreichendmangelhaft

13. Wie hoch ist der Aufwand für die Empfängerrecherche zur Zustellung eingehender Briefe?
sehr aufwendigaufwendigweniger aufwendig

14. Welche Briefe dürfen oder sollen Sie im Posteingang öffnen?

15. Setzen Sie eine Brieföffnungsmaschine ein?
janein

16. Registrieren Sie die Einschreiben und Postzustellungsurkunden im Posteingang in eigenen Verzeichnissen?
janeinzum Teil

17. Werden Briefe im Posteingang mit einem Eingangsstempel versehen?
janeinzum Teilmanuelltechnisch

Digitalisierung

18. Werden Briefe im Posteingang in der Poststelle digitalisiert?
janein

19. Wie viele Sendungen digitalisieren Sie im Mittel am Tag?

unbekannt / trifft nicht zu

20. Welche Abteilungen erhalten digitale Briefe?

21. Werden in anderen Abteilungen Postsendungen eigenständig digitalisiert?
janein

Postzustellung der Hauspost

22. Wie erfolgt die Zustellung oder Bereitstellung der internen physischen Hauspost bei Briefen und Paketen?
vorwiegend durch Botenvorwiegend durch Abholung in der Poststellemittels einer zentralen Abholstationim Bedarfsfall durch Einzelzustellungen

23. Wie häufig wird die interne Hauspost zugestellt oder bereitgestellt?
einmal täglichmehrmals täglichnach Bedarf

24. Haben Sie Außenstellen, die mit Post versorgt werden?
janein

25. Wie übergeben Sie Einschreiben oder Postzustellungen an die Empfänger in Ihrem Unternehmen?

26. Wie übergeben Sie Pakete an die Empfänger in Ihrem Unternehmen?

Postausgang

27. Gibt es neben der Poststelle ein internes Druckzentrum oder externe Druckdienstleister, die Briefe versenden?
janein

28. Kuvertieren Sie Briefe in der Poststelle?
janeinzum Teil

29. Mit welchen Postdienstleistern versenden Sie Ihre Briefe?
Deutsche Post AGDeutsche Post InHaus Servicesprivate Zusteller und Konsolidierersowohl als auchunbekannt

30. Sind Sie mit der Zustellqualität der Briefe zufrieden?
janeinteilweise

31. Setzen Sie Frankiermaschinen ein oder frankiert der Dienstleister Ihre Briefe?
wir frankieren unsere Briefeder Dienstleister frankiertsowohl als auch

32. Frankieren Sie Ihre Briefe in der Poststelle oder im Druckzentrum auch mit der DV-Freimachung
janeinzum Teil

33. Haben Sie die Einsparpotenziale beim Briefporto untersucht?
janeinunbekannt

34. Erhalten Sie neben dem Freistempelrabatt der Frankiermaschine oder der DV-Freimachung weitere Rückerstattungen von Porto?
janeinunbekannt

35. Werden die Teilleistungen der Deutschen Post AG genutzt?
janeinunbekannt

36. Haben Sie in letzter Zeit die Zustellung von Briefen ausgeschrieben oder planen dies in nächster Zeit?
ja, demnächstnicht geplantunbekannt

37. Werden die Sendungen abgeholt oder bringen Sie die Post selbst zum Briefdienstleister?
wir bringen selbstein Dienstleister holt die Post ab

38. Werden Einschreiben im Postausgang in eigenen Listen registriert?
janeindie Dokumentation des Dienstleisters reicht uns

39. Welche Arten von Einschreiben nutzen Sie?
Übergabe-Einschreiben (Einschreiben)Einwurf-EinschreibenEinschreiben mit Rückschein

40. Wie viel Porto fällt jährlich etwa im Postausgang an?

unbekannt

Räumlichkeiten

41. Sind die Räumlichkeiten der Poststelle ausreichend groß?
janein

42. Wie ist der Zutritt zur Poststelle für Mitarbeitende der Poststelle und für Dritte geregelt?
nur Mitarbeitende der Poststelle und berechtigte Personen haben ZutrittMitarbeitende der Poststelle und Dritte, die ihre Post abholen

43. Sind die Arbeitsplätze funktional und für die Tätigkeiten in der Poststelle arbeitsgerecht und ergonomisch gestaltet?
janeinzum Teil

44. Ist die Ablaufplanung in der Poststelle optimal und wird auf kurze Wege und sinnvolle Arbeitsabläufe geachtet?
janeinzum Teil

Kennzahlen und Benchmark der Postbearbeitung

45. Sind die wichtigsten Kennzahlen der Poststelle zu Mengen, Bearbeitungszeiten und Kosten ermittelt worden?
janeinzum Teil

46. Sind die Kostentreiber der Postbearbeitung bekannt?
janeinzum Teil

47. Wurden diese mit anderen Poststellen verglichen?
janeinzum Teil

48. Gibt es Planungen zur Optimierung der Postbearbeitungsprozesse?
janeinzum Teil

49. Gibt es Planungen zur Digitalisierung der Eingangspost?
janeinunbekannt

50. Wurde die Arbeitskapazität bei Einführung der Digitalisierung ermittelt?
janeinunbekannt

Personal

51. Werden die Mitarbeiter regelmäßig für die Postbearbeitung aus- und weitergebildet?
janeinzum Teil

52. Sind Ihnen Zertifikats-Lehrgänge zur Weiterbildung der Mitarbeiter bekannt?
janein

53. Gibt es spezielle Sicherheitsunterweisungen und Beschreibungen für den Eingang und den Umgang mit potenziell gefährlichen Sendungen?
janeinzum Teil

54. Sind die Mitarbeiter zu den Themen Datenschutz, Postgeheimnis und Briefgeheimnis unterwiesen und ausgebildet?
janeinzum Teil

Weitere Informationen

Wir benötigen weitere Informationen zu folgenden Themen:
DigitalisierungAusschreibungen auf Basis des neuen PostgesetzesÜberprüfung bestehender VerträgeInformationen zum neuen PostgesetzBewertung zur Möglichkeit der Mehrwertsteuer-BefreiungÜberprüfung von Versandlaufzeiten Ihrer BriefsendungenInformationen zum Hybridversand von BriefsendungenSeminare zu rechtlichen Fragen von Ausschreibungen von BriefdienstleistungenSeminare zum Thema Portooptimierung

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