Füllen Sie hier unverbindlich unsere Checkliste aus und wir lassen Ihnen eine Analyse zukommen. Natürlich kostenfrei und unverbindlich.

Ihre Ansprechpartner:

Stephan Litzinger
+49 69 829722-30 | litzinger@dvpt.de

Wichtig

Sie legen die neuen Arbeitsabläufe und Prozesse fest und die Technik muss diese Abläufe optimal unterstützen. Nicht andersherum!

Bedenken Sie, dass Sie im Zuge der Digitalisierung neue Wege gehen. Bitte beziehen Sie alle Ämter und Sachgebiete mit ein und schaffen Sie Vertrauen.

Eine Teil-Digitalisierung mit unterschiedlichen Ansätzen kann nicht die Lösung sein und verursacht am Ende Mehrarbeit.

Checkliste

Aus Erfahrung können wir sagen, dass das Thema Digitalisierung – mit allen Facetten – nicht zu unterschätzen ist! Nutzen Sie die Experten des DVPT e. V., die allesamt Praktiker sind und schon viele Digitalisierungen begleitet haben. Der Umstellungsprozess gelingt nur gut, wenn am Anfang des Projekts Klarheit über Prozesse, Veränderungspotenzial und Kennzahlen herrscht. Prüfen Sie grob anhand der Checkliste, wo Sie im Projekt stehen und ob es unklare Punkte gibt.

    1. In welcher Phase befinden Sie sich bei der Digitalisierung?

    2. Ist die Poststelle Ihrer Meinung nach ausreichend in die Digitalisierungsstrategie einbezogen?

    3. Wie ist Ihr Posteingang organisiert?

    4. Wie werden Briefe bei Ihnen geöffnet?

    5. Wie viele hausinternen Öffnungsregeln haben Sie?

    6. Digitalisieren Sie bereits heute eingehende Post?

    6.1. Müssen Sie Ihre Briefe vorsortieren oder werden diese unsortiert gescannt und digital verarbeitet?

    6.2. Nutzen Sie bereits Software zur automatisierten Erkennung und Weiterleitung der Dokumente?

    6.3. Arbeiten Sie mit manuellen oder mit automatisierten Klassifizierungen (Clearing/KI)?

    7. Werden alle, auch die zusätzlichen Tätigkeiten, welche die Poststelle leistet, bei den Prozessbeschreibungen berücksichtigt?

    8. Ist geregelt, welche Tätigkeiten die Poststelle bei der Digitalisierung übernimmt?

    9. Müssen Sie neue Hardware (z.B. Scanner) beschaffen?

    10. Müssen Sie neue Software (DMS o.ä.) beschaffen?

    11. Haben Sie bereits ein nachgelagertes DMS mit Archivierungsfunktionen?

    12. Sind die Digitalisierungsprozesse der Poststelle bereits festgelegt und neu beschrieben?

    13. Werden die rechtlichen Vorgaben des Briefgeheimnisses umgesetzt?

    14. Wie gehen Sie mit Werbesendungen um?

    15. Sind die rechtssichere Archivierung und die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation sichergestellt?

    16. Werden Sicherheitsaspekte, z.B. gefährliche Briefsendungen, berücksichtigt?

    17. Sehen Sie Ausbildungsbedarf bei Ihren Mitarbeitern (Qualifizierungsmaßnahmen)?

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