Checkliste Digitalisierung

Aus Erfahrung können wir sagen, dass das Thema Digitalisierung – mit allen Facetten – nicht zu unterschätzen ist! Nutzen Sie die Experten des DVPT e. V., die allesamt Praktiker sind und schon viele Digitalisierungen begleitet haben. Der Umstellungsprozess gelingt nur gut, wenn am Anfang des Projekts Klarheit über Prozesse, Veränderungspotenzial und Kennzahlen herrscht. Prüfen Sie grob anhand der Checkliste, wo Sie im Projekt stehen und ob es unklare Punkte gibt.

Strategische Ausrichtung

1. Gibt es strategische Aussagen, konkrete Planungen oder Überlegungen zum Thema "Digitale Transformation" bzw. Digitalisierung der internen Bearbeitungsprozesse?
janeinnicht bekannt

Logistik Posteingang / Ist-Daten Posteingang

2. An welchen Orten kommt die Post an?
eine Poststellemehrere Poststellenzusätzliche AußenstellenBriefkästen

Mengen Posteingang

3. Sind Mengen und Zusammensetzung der unterschiedlichen Dokumentenarten (Briefe, Einschreiben, Werbung, Pakete, Fax usw.) aktuell erfasst und als Planungsgrundlage bekannt?
jazum Teilnein, muss aktualisiert werden

Elektronische Dokumente

4. Werden elektronische Dokumente in der Poststelle bearbeitet (allgemeines Postfach, E-Mails für Fachabteilungen, Behördenpostfach u.a.) und sind die Mengen bekannt?
ja, Mengen sind bekanntja, Mengen müssen aktualisiert werdennein, keine Bearbeitung in der Poststellenicht bekannt

Bearbeitungsspitzen

5. Beschreiben Sie besondere Bearbeitungsspitzen, die regelmäßig wöchentlich, monatlich oder jährlich im Posteingang auftreten:

Bearbeitungsregeln

6. Sind die Organisationsanweisungen und Bearbeitungsregeln für die Digitalisierung (Brieföffnung, temporäre Aufbewahrung, Festlegung der Originale u.a.) aktuell und für die Digitalisierung überarbeitet worden?
janein, müssen überarbeitet werdenzum Teilwir haben keine schriftlichen Vorgaben

Recherche

7. Wie aufwendig ist die heutige Empfängerrecherche? Lassen sich die Empfänger anhand der Adressangaben einfach ermitteln? Haben Sie aktuelle Informationen über die Empfänger und deren Arbeitsplätze?
Die Empfängerrecherche ist sehr aufwendig.Die Empfängerrecherche ist weniger aufwendig.Durch Homeoffice und wechselnde Arbeitsplätze ist die Bestimmung der Empfänger schwierig.Wir bekommen viele Rückläufer, die wir zuordnen müssen.Wir haben gute und aktuelle Empfänger und Adressverzeichnisse.Wir haben unzureichend aktuelle Empfänger und Adressverzeichnisse.

Erfassung und Digitalisierung

8. Wo in Ihrer Organisation werden bereits heute Dokumente digitalisiert?
in der Poststellein einigen Fachabteilungenin der Poststelle und in Fachabteilungenwir haben noch nicht begonnen und arbeiten analog

8.1 Welche Dokumente werden digitalisiert??
frühes Scannen von Sendungen im PosteingangScannen von Akten und Ordnern der Fachabteilungen

Technische Infrastruktur

9. Welche Hardware nutzen Sie?

9.1 Welche Software nutzen Sie?

Sicherheit und Datenschutz

10. Die Postordnung muss im Zuge der Digitalisierung entweder neu erstellt oder an die digitalen Prozesse angepasst werden. Wie ist der aktuelle Stand?
Die Postordnung ist überarbeitet.Die Postordnung ist noch nicht überarbeitet.Wir haben keine aktuelle Postordnung.Wir haben uns mit diesem Thema noch nicht beschäftigt.

Verfahrensbeschreibung

11. Für die Digitalisierungsprozesse ist eine Verfahrensbeschreibung zu erstellen.
Die Verfahrensbeschreibung ist aktuell.Die Verfahrensbeschreibung ist teilweise vorhanden.Die Verfahrensbeschreibung ist nicht aktuell.Wir haben uns mit diesem Thema noch nicht beschäftigt.

Datenschutz und Compliance

12. Folgende Sicherheitsaspekte sind bei der Digitalisierung von zentraler Bedeutung:
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, GoBD)revisionssichere Archivierung digitalisierter DokumenteSchutz sensibler Informationen durch Zugriffskontrollen und VerschlüsselungEinhaltung gesetzlicher Vorgaben des BriefgeheimnissesSicherheitskonzept für die Öffnung von Briefen und Verhalten im ProblemfallZutrittsregelungen in die PoststelleWir müssen alle Themen angehen und aktualisieren.Da wir noch nicht begonnen haben, sind nur einige Themen behandelt.Wir sehen Handlungsbedarf in einigen Bereichen.Wir sehen keinen Handlungsbedarf.

Raumplanung der Poststelle

13. Durch die Digitalisierung ist die räumliche Gestaltung einer Poststelle anzupassen. Es müssen neue Arbeitsplätze eingerichtet werden und der Materialfluss bis hin zum temporären Dokumentenarchiv ist neu festzulegen.
Wir haben passende Räumlichkeiten.Wir haben unsere Räume neu geplant.wir haben begonnen.Wir haben uns mit der Raumplanung noch nicht beschäftigt.Unsere Poststelle ist sehr beengt und hat keine Erweiterungsmöglichkeit.

Kapazitätsplanung und Personaleinsatzplanung

14. Erfahrungsgemäß kommen durch die Digitalisierung der Poststelle neue Aufgaben auf die Mitarbeitenden zu. Die vorhandene Arbeitskapazität ist trotz möglicher Einsparungen oftmals nicht mehr ausreichend.
Wir haben uns mit der Kapazitätsplanung noch nicht beschäftigt.Wir wissen nicht, wie wir dieses Thema angehen und planen können.Wir sehen aktuell keinen Handlungsbedarf.Wir haben aktuell und zukünftig ausreichend Kapazitäten in der Poststelle.

Weiterbildung

15. Für die Mitarbeitenden in der Poststelle bedeutet die Digitalisierung eine tiefgreifende Veränderung ihrer Tätigkeiten, die sowohl Herausforderungen als auch neue Perspektiven mit sich bringt. Erforderlich ist daher gezielte Weiterbildung, um alle Betroffenen aktiv in den digitalen Wandel einzubinden und ihnen neue berufliche Perspektiven zu eröffnen.
Wir haben uns mit dem Thema Weiterbildung noch nicht befasst.Wir haben aktuell keinen Handlungsbedarf in diesem Bereich.Wir möchten die Mitarbeitenden gezielt schulen und suchen nach passgenauen Vorschlägen

Wir benötigen weitere Informationen zu folgenden Themen:

unverbindliches Informationsgespräch zum Thema DigitalisierungPostordnungVerfahrensbeschreibungSoftware für die Automatisierung des PosteingangsScannerKennzahlen und BenchmarkKapazitätsplanungRaumplanungIst-DatenerfassungSicherheitsschulungWorkshop DigitalisierungOrganisation eines temporären Archivsrechtliche Unterstützung bei BrieföffnungPortooptimierungAusschreibung von DienstleistungenOptimierung Versand und DruckoutputInformationen zum neuen Postgesetz

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